Unbeabsichtigte Abweichungen erkennen, bevor sie zum Standard werden

Sobald der Buchungslauf abgeschlossen ist, richtet sich meine Aufmerksamkeit auf eine Frage: Wie viele Einträge sind diesmal nicht durchgegangen? Gebäude 4 liegt wieder auf meinem Schreibtisch. Die Leasingverbindlichkeit hat sich um Zehntausende verschoben. Die Buchhaltung will eine Erklärung und ich blocke zwei Stunden, um das Protokoll durchzugehen. Manchmal taucht die Ursache auf. Manchmal schließe ich das Ticket mit dem Hinweis, es nach dem nächsten Zyklus erneut zu prüfen. Der Zyklus danach bringt ein anderes Gebäude und dasselbe Gespräch.

Dann gibt es die Fehler, die nichts damit zu tun haben, wie SAP heute läuft. Eine Migration, die niemand nachträglich abgezeichnet hat. Eine Reorganisation, die Verträge in einen anderen Buchungskreis verschoben hat, ohne dahinter aufzuräumen. Eine rechtliche Änderung, die unter Termindruck ausgerollt und nie wieder überprüft wurde, nachdem die Frist verstrichen war. Nichts davon erscheint als Fehler im System. Was es hinterlässt, sind Rückstände. Winzige Abweichungen, die sich unbemerkt aufbauen, bis eine Zahl in einem Bericht sich weigert, mit ihrer Quelle übereinzustimmen.

Die Leasingverbindlichkeit schwankt von Monat zu Monat um ein paar hundert Euro. Ich konnte nie überprüfen, ob dies unter IFRS 16 normal ist oder ob etwas in der Konfiguration abgedriftet ist, ohne dass es jemand bemerkt hat. Ein Forumsbeitrag verwies mich einmal auf einen SAP-Hinweis. Wir haben ihn implementiert. Die Schwankungen gingen weiter. Ich bin der Sache nicht weiter nachgegangen. Mehrere Konfigurationselemente stammen aus der Zeit vor meiner Tätigkeit. Sie wurden nie geändert. Sie scheinen zu funktionieren.

Eine kundenspezifische Konditionsart bucht jeden Monat auf ein dediziertes Konto. Das Konto wird im Abgleich ausgeglichen. Ich habe nie untersucht, was es tatsächlich macht.

Wenn Wirtschaftsprüfer fragen, ob die Zahl vollständig und korrekt ist, sage ich überzeugt „ja“. Aber hier ist die Frage, die ich nicht beantworten kann. Ich kann bestätigen, dass die Zahl auf die gleiche Weise wie im letzten Jahr erstellt wird. Ich kann nicht bestätigen, dass Konsistenz dasselbe ist wie Genauigkeit.

Das für Corporate Real Estate typische IFRS 16 wurde ordnungsgemäß implementiert. Externe Berater haben die Regeln konfiguriert, den Übergang durchgeführt und die Eröffnungsbilanz gebucht. Der Wirtschaftsprüfer hat den ersten Jahresabschluss abgezeichnet. Das war der Moment, in dem das System meins wurde.

Dann begannen die Dinge abzudriften. Buchungen, die drei Jahre lang sauber liefen, werfen plötzlich AA594. Vertragsänderungen erzeugen Abschreibungsdifferenzen, die niemand erklären kann. Ich führe die monatliche Bewertung durch, buche die Einträge, erstelle den Anhang. Aber immer mehr meiner Zeit geht dafür drauf, Dinge zu umgehen, die früher einfach funktionierten. Die Berater haben Dokumentationen hinterlassen, die beschreiben, was gebaut wurde. Nicht warum und nicht, ob es heute noch passt.

Jedes Quartal fragt der Wirtschaftsprüfer, ob die Zahl vollständig und korrekt ist. Ich sage mit Überzeugung ja. Was ich tatsächlich bestätigen kann, ist enger gefasst: Die Zahl wird auf die gleiche Weise wie im letzten Quartal erstellt – abzüglich einiger Workarounds, die ich unterwegs hinzugefügt habe. Ob das dasselbe ist wie Genauigkeit, weiß ich nicht. Das zuzugeben würde bedeuten, eine Tür zu öffnen, die ich nicht wieder schließen kann. Solange die Zahlen also nicht offensichtlich absurd aussehen, sind sie gut genug.