Projektsteuerung erfordert keine dauerhafte Präsenz…

Steering Jour Fixe. Cover — Steering Jour Fixe 14

… Es erfordert Struktur mit verantwortlichen Teilnehmern und messbaren Ergebnissen

Drei Fälle - Kommt Ihnen davon auch etwas bekannt vor?

Steering Jour Fixe

1. „Wir haben gut angeheuert. Die Berichte sehen zuversichtlich aus. Die Arbeit kommt nicht an.„

Das neue Projekt wurde gleich in den Vorstellungsgesprächen vorgestellt. Das Onboarding verlief reibungslos. Die wöchentlichen Updates sind detailliert, klar formuliert und treffen pünktlich ein. Aber wenn wir uns ansehen, was sich nach drei Wochen tatsächlich bewegt hat, ist es schwer, konkrete Fortschritte zu erkennen. Entscheidungen sind „in Vorbereitung“. Dokumente werden „fertiggestellt“. Die Systemaufgaben, die erledigt werden sollten, sind immer noch im Rückstand. Direkt nachzufragen fühlt sich unfair an - sie sind neu, motiviert und arbeiten sichtlich. Aber die Finanzabteilung wartet, der Meilenstein rückt näher, und die Kluft zwischen der gemeldeten Zuversicht und dem operativen Ergebnis wird immer größer.

Ein Jour Fixe bringt eine wöchentliche Zwangsfunktion mit sich. Jede Sitzung muss eine Entscheidung, einen gelösten Blocker oder eine geklärte Verantwortung hervorbringen - und der Berater kann den Block nicht anders liefern. „Auf dem richtigen Weg“ ist keine Antwort, „das wurde diese Woche geliefert“ schon. Die Lücke zwischen der gemeldeten Zuversicht und der tatsächlichen Leistung wird innerhalb von zwei Zyklen sichtbar.

Steering Jour Fixe

2. „Wir sitzen fest. Jetzt.„

Es ist nicht so, dass wir nicht wissen, was zu tun ist. Es ist so, dass jeder Weg nach vorne eine Entscheidung erfordert, die niemand treffen will. Das Team führt den täglichen Betrieb plus drei halb gestartete Initiativen. Die Eskalationen kommen zurück mit „Lass uns das nächste Quartal besprechen.“ Gleichzeitig ist das Problem, das das ausgelöst hat, immer noch offen, kostet uns noch und wartet noch darauf, dass sich jemand entscheidet.

Ein Jour Fixe funktioniert nach der Regel „Entscheiden oder aufschieben“. Jede Woche wird das Unentschiedene entweder im Raum entschieden oder ausdrücklich mit einem Datum und einem Besitzer verschoben. Nichts bleibt zufällig in der Schwebe. Wenn es in einer bestimmten Woche kein substantielles Thema gibt, wird die Sitzung abgesagt und Sie zahlen nicht dafür - so belohnt die Struktur echte Fortschritte, nicht die Anwesenheit.

Steering Jour Fixe

3. „Der externe Systemintegrator liefert - aber nach welchem Standard?„

Die SI-Rechnung trifft pünktlich ein. Die Tickets sind geschlossen. Die Statusberichte zeigen grün. Aber intern weist das Team auf Probleme hin, die immer wieder auftauchen - Umgehungslösungen anstelle von Korrekturen, Konfigurationsentscheidungen, die nicht dokumentiert werden, Entscheidungen, die in Nebengesprächen zwischen SI-Beratern getroffen werden, ohne dass unser Team eingeweiht ist. Wir haben Kapazität gekauft, aber keine Aufsicht. Jetzt brauchen wir jemanden, der auf unserer Seite des Tisches sitzt und die SI-Arbeit so lenkt, wie wir unsere eigene Arbeit lenken würden - ohne ein zweiter Projektmanager auf der Gehaltsliste zu werden.

Bei einem Jour Fixe sitzt jede Woche dieselbe Person auf Ihrer Seite des Tisches, die kein kommerzielles Interesse an einer Verlängerung des SI-Engagements hat. Entscheidungen werden dokumentiert, der Umfang der Arbeit wird benannt und Vereinbarungen zwischen den SI-Beratern werden schriftlich festgehalten. Der SI arbeitet mit einem Kollegen zusammen, der die gleichen Tickets liest, aber an Sie berichtet.

The product

Steering Jour Fixe

All dies ist der Jour Fixe.

Projektsteuerung erfordert keine ständige Präsenz. Sie erfordert eine Struktur, rechenschaftspflichtige Teilnehmer und messbare Ergebnisse.

Eine Fernsitzung pro Woche. Eine Person, die vorbereitet erscheint, die richtigen Fragen stellt, die Umsetzung sicherstellt und wieder geht. Teams von drei bis zwanzig Personen, variable Einsatzdauer – vier Monate empfohlen. Wir nehmen, was vorhanden ist. Bereiten es auf. Strukturieren es. Und beschleunigen dann.

Steering Jour Fixe

Das ist für dich, wenn…

Situation Eins: Ihr Team hat bereits eine oder zwei Personen in einer Lenkungsfunktion ausprobiert, und es hat nicht gehalten. Vielleicht waren sie dem Team zu nahe. Vielleicht fehlte ihnen das Mandat. Vielleicht wurden sie Teil der Dynamik, die sie verändern sollten. Vielleicht wissen Sie bereits, wer den Fortschritt blockiert - aber Sie waren nicht in der Lage, es anzusprechen. Was fehlt, ist nicht eine weitere Person in diesem Raum. Was fehlt, ist eine Struktur, die die Frage erzwingt.

Situation Zwei: Jemand in Ihrer Führungsriege ist vorübergehend abwesend - Krankheit, Elternzeit, Rollenübergang. Das Team braucht eine Überbrückung, die hält, ohne die Person zu ersetzen, die abwesend ist. Keine Vertretung. Ein Gerüst. Wöchentlich sichtbar, zwischendurch unsichtbar. Verschwunden, wenn die Person zurückkehrt.

Situation Drei: Das Projekt läuft, die Leute sind beschäftigt, aber nichts geht voran. Entscheidungen häufen sich unentschieden. Blocker haben Namen, aber die Namen werden nicht im richtigen Raum ausgesprochen. Sie brauchen nicht mehr Einsatz vom Team. Sie brauchen eine wöchentliche Zwangsfunktion - eine Sitzung, in der das Unentschiedene zum Entschiedenen wird oder ausdrücklich mit einem Datum versehen wird.

Voraussetzung: Sie haben die Befugnis, jemandem ein Mandat zu erteilen. Ohne dies funktioniert das Format nicht.