Identificeer onbedoelde afwijkingen voordat ze de standaard worden

Zodra de boekingsrun is voltooid, verschuift mijn aandacht naar één vraag: hoeveel boekingen zijn er dit keer niet doorgegaan? Gebouw 4 ligt weer op mijn bureau. De leaseverplichting is met tienduizenden euro’s verschoven. Accounting wil een verklaring en ik blokkeer twee uur om door het logboek te spitten. Soms komt de oorzaak boven water. Soms sluit ik het ticket met de notitie om er na de volgende cyclus naar te kijken. De cyclus daarna brengt een ander gebouw en hetzelfde gesprek.

Dan zijn er de fouten die niets te maken hebben met hoe SAP vandaag de dag draait. Een migratie die achteraf door niemand is afgetekend. Een reorganisatie die contracten naar een andere boekingskring heeft verplaatst zonder de boel op te schonen. Een wetswijziging die onder tijdsdruk is uitgerold en waar nooit meer naar is gekeken toen de deadline eenmaal was verstreken. Niets hiervan verschijnt als een defect in het systeem. Wat het achterlaat is residu. Kleine mismatches die zich buiten het zicht opstapelen totdat een getal op een rapport weigert overeen te komen met de bron.

De leaseverplichting fluctueert maandelijks met een paar honderd euro. Ik heb nooit kunnen verifiëren of dit normaal is onder IFRS 16 of dat er iets in de configuratie is verschoven zonder dat iemand het merkte. Een forumlid wees me ooit op een SAP-notitie. Die hebben we geïmplementeerd. De fluctuaties bleven. Ik heb het niet verder onderzocht. Verschillende configuratie-elementen dateren van vóór mijn aanstelling. Ze zijn nooit gewijzigd. Ze lijken te werken.

Eén aangepast conditietype boekt elke maand naar een specifieke rekening. De rekening loopt glad in de aansluiting. Ik heb nooit onderzocht wat het feitelijk doet.

Wanneer accountants vragen of het cijfer volledig en nauwkeurig is, zeg ik met overtuiging “ja”. Maar hier is de vraag die ik niet kan beantwoorden: ik kan bevestigen dat het cijfer op dezelfde manier tot stand komt als vorig jaar. Ik kan niet bevestigen dat consistentie hetzelfde is als nauwkeurigheid.

De voor Corporate Real Estate typerende IFRS 16-omgeving werd correct geïmplementeerd. Externe consultants configureerden de regels, voerden de overgang uit en boekten de openingsbalans. De accountant tekende het eerste jaarverslag af. Dat was het moment dat het systeem van mij werd.

Toen begon de boel te verschuiven. Boekingen die drie jaar lang vlekkeloos liepen, gaven plotseling foutmelding AA594. Contractwijzigingen die afschrijvingsverschillen veroorzaken die niemand kan verklaren. Ik draai de maandelijkse waardering, ik doe de boekingen, ik lever de toelichting aan. Maar steeds meer van mijn tijd gaat zitten in het omzeilen van zaken die voorheen gewoon werkten. De consultants lieten documentatie achter die beschrijft wat er is gebouwd. Niet waarom, en niet of het vandaag de dag nog steeds passend is.

Elk kwartaal vraagt de accountant of het cijfer volledig en nauwkeurig is. Ik zeg ja met overtuiging. Wat ik feitelijk kan bevestigen is beperkter. Het cijfer is op dezelfde manier geproduceerd als vorig kwartaal - minus een paar workarounds die ik gaandeweg heb toegevoegd. Of dat hetzelfde is als nauwkeurigheid, weet ik niet. Dat toegeven zou betekenen dat ik een deur openzet die ik niet meer dicht kan doen. Dus zolang de cijfers er niet overduidelijk absurd uitzien, zijn ze goed genoeg.