De meest complexe opdracht die wij uitvoeren - het veiligstellen van uw in-house kennis

Kluis - Bewaring — SAP® Real Estate: kennisbehoud — interne expertise behouden 13

Drie gevallen - bekend?

SAP® Real Estate: kennisbehoud — interne expertise behouden

Een gepland vertrek, met beschikbare tijd.

Een sleutelpersoon in ons team vertrekt over vier tot twaalf maanden - pensionering, verandering van rol of een bekende overgangsdatum. Of er vertrekt helemaal niemand, maar twee of drie mensen in ons team hebben het operationele geheugen van een kritisch systeem en de rest van onze organisatie niet. In beide gevallen ziet de situatie er van buitenaf onproblematisch uit. Ons instinct is om het intern af te handelen: een paar overdrachtsvergaderingen, wat documentatie, de opvolger of de eerstvolgende beschikbare persoon zal het wel oplossen.

Maar het operationeel relevante deel van de kennis - de redenering achter specifieke configuratiekeuzes, de workarounds die overgebleven zijn van oudere migraties, de manier waarop het systeem zich gedraagt in randgevallen - is zelden opgeschreven. Tijd alleen zorgt niet voor een overdracht. Dat doet een structuur.

Een programma voor Knowledge Transfer zet beschikbare tijd om in gestructureerde output. Sessies vinden plaats volgens een vaste frequentie – maandelijks of wekelijks, afhankelijk van het geval – en leveren telkens een schriftelijke synthese op in plaats van alleen conversatie. Als er een opvolger is benoemd, staan naast de kennis van de vertrekkende medewerker ook diens leemtes op de agenda. Als er nog geen opvolger is, of als er geen specifieke vertrekker is, ligt de focus op behoud. Het resultaat is een werkdossier dat de relevante delen van het individuele geheugen in een vorm giet die de volgende persoon kan gebruiken.

Bewaar uw RE-FX-kennis - Ticket voor kennisbehoud

Er is al een overdracht aan de gang, maar die levert niet veel op.

Er loopt al een tijdje een overdrachtsproces. Onze overloper en onze opvolger zitten regelmatig bij elkaar, soms urenlang, maar enkele weken later is er nog maar weinig opgeschreven dat de opvolger later echt kan gebruiken. De overloper wil veel doorgeven - eigenaardigheden, geschiedenis, de context rond eerdere beslissingen - omdat hij denkt dat het meeste belangrijk is. De opvolger, nieuw in de rol, heeft een beperkt vermogen om wat operationeel relevant is te scheiden van wat achtergrond is. Of de situatie is breder: een reorganisatie, een verandering van afdeling of een aantal geplande vertrekken hebben geleid tot meerdere overdrachten die parallel lopen binnen ons team, met overlappende systeemkennis en vergelijkbare documentatiehiaten bij elk van hen.

Een Knowledge Transfer programma voegt structuur toe aan het gesprek, of het nu gaat om één of meerdere vertrekkers. We modereren de sessies, prioriteren de stroom van de vertrekkende medewerker ten opzichte van wat de opvolger in de praktijk nodig zal hebben en zetten de extracties van meerdere vertrekkers in een volgorde zodat overlappende kennis één keer wordt vastgelegd. Elke sessie wordt afgesloten met gedocumenteerde output. De overdracht is niet langer een rondleiding, maar een gestructureerde extractie met meetbare vooruitgang per week.

Bewaar uw RE-FX-kennis - Ticket voor kennisbehoud

Een vertrek op korte termijn, waarbij de tijd beperkt is.

Iemand die centraal staat in ons systeem vertrekt op korte termijn. Ontslag, ziekte, een gezinssituatie, een tegenbod. De periode voordat ze vertrekken wordt gemeten in weken in plaats van maanden. Of de vertrekkende persoon is een externe consultant, freelancer of interim-persoon wiens contract ten einde loopt - lang genoeg in ons systeem dat ze operationele kennis bezitten die niemand in ons team volledig heeft geabsorbeerd, maar al gefocust is op het volgende contract. Of de persoon nu intern of extern is, in de praktijk is de situatie hetzelfde: een gecomprimeerd vertrekvenster, geen realistische mogelijkheid tot opvolging achteraf en een eventuele opvolger die arriveert nadat de vertrekker weg is.

Een programma voor Knowledge Transfer wordt in dit geval uitgevoerd in een gecomprimeerde configuratie. Een hogere sessiefrequentie, gericht op de vertrekker, met schriftelijke synthese die tussen de sessies door wordt geleverd. De output is een werkdossier dat niet afhankelijk is van de bereikbaarheid van de vertrekker achteraf, aangezien deze er niet zal zijn – of alleen op consultancyvoorwaarden. Het dossier dient als ons referentiepunt totdat de volgende persoon erop kan voortbouwen.[

Kennisbehoud

The product

Knowledge Retention

Kennisbehoud

Dit alles is Kennisbehoud.

Operationele kennis overleeft een vertrek zelden alleen. Het overleeft wanneer iemand de extractie modereert, de output structureert en opschrijft in een vorm die de volgende persoon kan gebruiken.

Een gestructureerde overdracht van operationele kennis wanneer een sleutelpersoon de organisatie verlaat - of wanneer de kennis van een of twee mensen stilletjes een institutioneel risico is geworden dat nog niet is aangepakt. De methode wordt van tevoren vastgesteld; hoe elke sessie wordt geconfigureerd, hangt af van de situatie.

Kennisbehoud

Dit is voor jou als…

Een sleutelpersoon - intern of extern - vertrekt in de komende twaalf maanden en er is nog geen structuur voor hoe de operationele kennis zal worden overgedragen. Tijd op de kalender leidt niet vanzelf tot een overdracht; zonder een methode heeft het proces de neiging om te blijven steken in wat de vertrekker en de opvolger in de kamer improviseren.

Er is al een overdracht aan de gang, maar die levert geen bruikbare output op. Er worden uren besteed, maar er komt weinig uit waar de opvolger - of meerdere opvolgers - na de exit mee aan de slag kan.

De exit is op korte termijn, of een externe consultant staat op het punt te vertrekken. De prioriteit is om eruit te halen wat eruit te halen valt in de beschikbare tijd en om de output zo te structureren dat de eventuele opvolger het kan gebruiken.

Niemand vertrekt, maar twee of drie mensen beheren het werkgeheugen van een kritisch systeem, en de situatie begint minder op veerkracht en meer op geluk te lijken. Een programma voor Knowledge Transfer kan hier worden gebruikt als preventieve structuur in plaats van als reactie op een vertrek.

Voorwaarde: de verlater is bereid om deel te nemen. Het format werkt niet tegen weerstand. Een controversieel vertrek waarbij de vertrekker niet meewerkt is een ander probleem dan kennisoverdracht.