Unsere SAP® RE-FX- und LUM-Operationen laufen, aber wahrscheinlich nicht optimal
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Unsere SAP® RE-FX- und LUM-Operationen laufen, aber wahrscheinlich nicht optimal
„Der Rückstand an Change Requests wächst immer weiter.“
Hunderte kleiner Fehler bei jedem Monatsende und niemand hat das vollständige Bild des Systems
Das System ist über das hinausgewachsen, was eine einzelne Person noch überblicken kann. PSCD-Schnittstellen brechen an jedem Berührungspunkt mit RE-FX ab. Dasselbe gilt für SAP IS-U in der Infrastruktur. Ein neues CAFM-Projekt kommt hinzu, ohne dass jemand genau sagt, was es beitragen soll. Und ein GIS, von dem die Hälfte unserer Prozesse abhängt, erhält keine Herstellerupdate mehr.
Jedes Monatsende werden die Folgen in Form von Hunderten kleiner Fehler sichtbar. Einige in PSCD, einige in gewöhnlichen Buchungen und wo IFRS 16 gilt (typischerweise Infrastrukturbetreiber, Postdienstleister, große Versorgungsunternehmen), auch dort. Jeder einzelne ist mit genügend Zeit nachvollziehbar. Die meisten sind jemandem, irgendwo in der Organisation, bekannt. Was es nicht mehr gibt, ist ein Überblick. Eine Person oder ein Dokument, das das ganze System auf einmal im Blick hat. Die Finanzen warten, und die Ermittlungen beginnen jedes Mal von vorne.
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„Wir verlieren bald Know-how..“
Unser hauseigener RE-FX- und ILM-Berater verlässt uns bald. Der neue wird es schon schaffen. Das tun sie immer.
Unser hauseigener RE-FX- und ILM-Berater verlässt uns in sechs Monaten, aber wir haben einen guten Nachfolger in Aussicht. Drei Übergabesitzungen, ein paar Wochen Einarbeitung und die neue Person wird auf dem Laufenden sein. Änderungen sind ohnehin in Change Requests dokumentiert.
Was diese Change Requests nicht enthalten, sitzt im Kopf einer Person. Die Begründung hinter einer bestimmten Konditionsart. Die Buchungsregel, die vor drei Jahren für einen Buchungskreis geändert wurde. Die Abrechnungsvariante, die für ein Vertragscluster angepasst wurde. Die Art und Weise, wie RE-FX mit FI-AA, PM, IS-U, dem externen CAFM, dem GIS und jetzt dem neuen DMS verbunden ist.
Wir sagen uns, der Nachfolger wird es schon schaffen. Um ehrlich zu sein, haben wir uns das schon einmal gesagt.
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„Monate sind vergangen und das Projekt hat sich nicht bewegt.“
Unser neuer Projektleiter hat einen Plan. Das Projekt kommt immer noch nicht voran und wir beginnen zu verstehen, warum.
Wir haben jemanden Fähiges eingestellt. Oder diese Person war bereits im Team. Der Plan ist solide. Das Team ist professionell, erfahren und auf dem Papier abgestimmt. Was Monat für Monat sichtbar wird, ist, dass jeder sinnvolle Schritt eine Entscheidung erfordert, die niemand zuerst treffen möchte. Die Kollegen, die den Kontext kennen, haben sichtbare und unsichtbare Gründe, die Dinge so zu belassen, wie sie sind. Die Nachwuchskräfte, die schneller vorankommen könnten, orientieren sich an den erfahrenen Kollegen. Eskalationen kommen mit „Lassen Sie uns das nächsten Monat erneut prüfen“ zurück. Das Projekt scheitert nicht. Es driftet. Und unser neuer Projektleiter lernt, dass stärkeres Drängen nichts beschleunigt. Es zeigt nur, wer sich nicht bewegen wird.
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Für öffentliche Immobilienhalter und regulierte Netzbetreiber
Wenn Compliance zur operativen Realität wird
Organisationen wie BImA, BIG, Fonds du Logement, Deutsche Bahn, ÖBB oder SBB verfolgen einen Ansatz, der sich grundlegend von dem kommerzieller Vermieter unterscheidet. Vermietung und Verpachtung erfolgen nach einer politisch festgelegten Mietlogik. Verträge, die ebenso häufig an Flurstücke wie an Gebäude gebunden sind. Und dahinter das Modul „Grundstücksverwaltung“ von SAP RE-FX. Das Grundbuch mit den Rechten und Belastungen, die den Immobilienbestand definieren.
Für Netzbetreiber sind Wegerechte und Dienstbarkeiten keine Sonderfälle, sondern tägliche operative Realität. In langlebiger, landesweiter Infrastruktur bestimmt die GIS-Ebene, wo gebaut, gegraben oder eine Leitung verlegt werden kann.
Die GIS-Integration ist hier kein optionales Extra. Wenn Geodaten und SAP-Stammdaten voneinander abweichen, dauert die Klärung der Frage, welche Grundstücke welche Belastungen aufweisen, Tage statt Sekunden. Die inoffizielle Überbrückung ist die manuelle Übertragung in Excel. Bis ein Wirtschaftsprüfer eine Frage stellt, die sich damit nicht eindeutig beantworten lässt. Die NIS2-Klassifizierung und die Zugriffskontrolle sind keine Richtlinien, sondern gesetzliche Verpflichtungen, die festlegen, wie das System überhaupt genutzt werden darf. Und die Vorschriften zur Vergabe schließen Schnelllösungen aus. Das System muss politische Amtszeiten überdauern.
Hier kommen wir ins Spiel. Ein System Health Check stellt fest, ob RE-FX, die Grundstücksverwaltung und die GIS-Ebene einer regulatorischen Prüfung standhalten. Im Rahmen von „Steering Jour Fixe“ wird in regelmäßigen Abständen eine fachliche Beurteilung durch Führungskräfte vorgenommen, deren Rhythmus den Anforderungen der Compliance- und Vergabe-Abteilungen entspricht. Und [Knowledge Induction / Knowledge Retention]: Unser RE-FX- und Grundstücksverwaltung-Coaching-Format baut direkt in Ihrem Team Fachkompetenz auf, und zwar am Live-System anhand realer Wegerechts- und Belastungsfälle, sodass das Fachwissen über den gesamten politischen Zyklus hinweg im Unternehmen verbleibt, anstatt mit dem Vertragsende verloren zu gehen.
Unsere SAP® RE-FX- und LUM-Operationen laufen, aber wahrscheinlich nicht optimal
Erfasst werden Inhaber öffentlicher Immobilien (PREM) auf nationaler, bundesstaatlicher und kommunaler Ebene sowie Netzbetreiber regulierter Netze wie Eisenbahn-, Energie- und Telekommunikationsnetze.
