Spoor het probleem nu op, nu het nog goedkoop is om te herstellen

De boekingsrun is voltooid en ik wacht — niet om te zien of er fouten zijn opgetreden, maar hoeveel het er zijn. Een paar contracten boeken nooit correct. Ik ben gestopt met het proberen de bronoorzaak op te lossen; in plaats daarvan houd ik een persoonlijke lijst bij. Het team van de boekhouding vroeg me zelfs een keer waarom ik de debetpositie wilde aanpassen. Meestal besteed ik acht uur aan het onderzoeken van de fouten. Soms vind ik de reden. Soms zeg ik: “Ik zal het volgende maand in de gaten houden.” Volgende maand kan het een ander gebouw zijn.

En er is nog een ander soort probleem — problemen die niet uit het systeem zelf voortkomen, maar uit alles wat ermee is gedaan. Een migratie die achteraf door niemand is gevalideerd. Een reorganisatie waarbij contracten naar een nieuwe boekingskring zijn verplaatst, maar waarbij dat onvolledig is gebeurd. Een regelgevingswijziging die onder tijdsdruk is doorgevoerd en nooit is gecontroleerd. Geen van deze zaken zijn bugs. Ze laten echter allemaal sporen na — kleine inconsistenties die zich stilletjes opstapelen totdat iemand een getal opmerkt dat niet aansluit.

De totale leaseverplichting verandert elke maand een beetje. Een paar honderd euro hier, een afrondingsverschil daar. Ik heb nooit vastgesteld of dit correct gedrag is of dat er iets ontspoort. Ik heb het eens op een forum gevraagd. Iemand antwoordde met een SAP-notitie. Ik heb deze toegepast. De veranderingen bleven optreden. Ik nam aan dat het correct was.

Er zijn zaken in mijn configuratie waar ik nooit aan heb gezeten, omdat ze er al waren toen ik kwam en ze lijken te werken. Eén conditietype heet “Z_REFX_CNTsomething” — duidelijk maatwerk, duidelijk uit de oorspronkelijke implementatie. Het draait elke maand en boekt een bedrag naar een rekening. De rekening sluit aan. Ik vroeg het de ontwikkelaar: hij zei dat het te maken heeft met de BAdI voor de indexering. Ik weet niet zeker of ik er meer van wil weten.

Wanneer accountants vragen: “Bent u er zeker van dat dit cijfer compleet en accuraat is?” zeg ik ja. Vanbinnen denk ik: “Ik heb er vertrouwen in dat het op dezelfde manier is geproduceerd als vorig jaar. Is dat hetzelfde als accuraat?”

Er zijn rapporten waar ik geen vraagtekens bij zet. Cijfers waar ik niet in duik. Niet omdat ze correct lijken — maar omdat ik niet weet hoe ze tot stand komen. Mijn team vertelt me dat ze aansluiten. Ik vertrouw hen. Maar dezelfde vraag, twee keer gesteld, krijgt soms twee verschillende antwoorden — beide aannemelijk, geen van beide traceerbaar. Als de maandafsluiting aansluit, onderteken ik deze. Wat er onder de cijfers ligt, is een black box waar ik mee heb leren leven.

Wanneer iemand een wijziging voorstelt — “zullen we de manier waarop huur en servicekosten worden geboekt herstructureren?” — is mijn eerste reactie aarzeling. Mijn team heeft er vertrouwen in dat het kan. Ik heb geleerd dat “het kan” en “we begrijpen wat het ons downstream kost” niet hetzelfde betekenen. Hoeveel rapporten zijn hier afhankelijk van? Wat moet ik de accountant opnieuw uitleggen? Meestal schuif ik deze gesprekken voor me uit. Niet omdat de vraag verkeerd is, maar omdat ik de kosten van het antwoord niet kan inschatten.

Ik voel aan dat sommige getallen zich vreemd gedragen. De overlopende posten voor servicekosten zien er vloeiender uit dan de onderliggende gegevens zouden toelaten. Als ik ernaar vraag, komen de verklaringen — technisch, aannemelijk, volledig. En toch wordt het gat tussen wat wordt uitgelegd en wat ik waarneem niet gedicht. Dus ik laat het zo. En elk kwartaal teken ik voor iets wat ik niet volledig begrijp.

Op een gegeven moment stopte ik met vragen of het systeem echt klopte en begon ik te optimaliseren om de maand door te komen. Toegeven dat “er misschien iets fundamenteels mis is” voelt als het openen van een deur die ik niet meer kan sluiten — onderzoeken, projecten, schuld, verwachtingen die ik niet de capaciteit heb om te dragen. Zolang de cijfers er niet overduidelijk absurd uitzien, zijn ze goed genoeg.

Ondertussen groeien het systeem en ik om elkaar heen. Mijn routines, mijn spreadsheets, mijn ongeschreven regels passen zich aan de eigenaardigheden ervan aan. De ongebruikelijke zaken worden “gewoon hoe we het hier doen”. Ik documenteer de helft van de workarounds niet, omdat ik ze onthoud. Ik trek ongebruikelijke resultaten niet in twijfel, omdat ik de verklaring heb geïnternaliseerd. Ik ben de ontbrekende handleiding geworden.

De kosten van echte verandering groeien stilletjes. Het systeem repareren zou nu niet alleen betekenen dat SAP moet worden aangepast, maar ook dat jaren aan impliciete kennis moet worden ontrafeld en de persoonlijke logica die ik erop heb gebouwd ongedaan moet worden gemaakt. Het systeem is niet meer alleen complex — het is persoonlijk geworden. Het draait op mijn geheugen, mijn oordeel, mijn workarounds. Als ik vertrek, kan geen enkele documentatie vervangen wat ik heb geabsorbeerd. Als ik blijf, blijf ik de prijs betalen in stille overhead — elke maand een beetje meer.