Pak kleine problemen aan zolang ze nog ongedaan gemaakt kunnen worden

Migraties laten niet-gevalideerde statussen achter. Reorganisaties dragen onroerend goed over naar nieuwe entiteiten en vergeten de kleine dingen. Regelgevingswijzigingen worden in hoog tempo doorgevoerd en nooit meer herzien. Fusies consolideren organisaties op papier, terwijl er twee parallelle objecthiërarchieën in het systeem blijven bestaan. Geen van deze zaken kwalificeert als een defect. Wat ze achterlaten is sediment. Kleine hiaten in de data die ongemerkt groeien totdat een aansluiting mislukt, een onroerend goed onder twee identificatienummers verschijnt of een verlopen verplichting boekingen blijft genereren.

Wanneer de boekingsrun is voltooid, controleer ik eerst op volume en niet op type. Een klein aantal contracten zal nooit correct boeken en ik heb de zoektocht naar de bronoorzaak jaren geleden opgegeven. Nu houd ik ze bij op een aparte lijst. Finance neemt contact op wanneer de leaseverplichting voor een specifiek gebouw tussen periodes is verschoven. Soms vind ik de verklaring. Soms sluit ik het ticket met de opmerking om het in de gaten te blijven houden.

De portefeuille waarvoor ik verantwoordelijk ben, omvat honderden panden verspreid over meerdere juridische entiteiten. Er worden budgetverplichtingen tegenover vastgelegd. Auditrapporten citeren het. Politieke stakeholders stellen er vragen over. Het systeem is ontworpen om een single source of truth te bieden. In de praktijk levert het dat beeld op, plus een spreadsheet ernaast waarin ik afstem wat het systeem zelf niet kan. Ik weet dat deze regeling niet houdbaar is. Wie deze rol na mij overneemt, neemt ook de spreadsheet over.

Er zijn schermen die ik vermijd en rapporten die ik nooit draai. Niet omdat ze irrelevant zijn. De laatste keer dat iemand ze aanraakte, ging er iets kapot waar we drie weken naar moesten zoeken. Ik weet welke transacties veilig zijn. Alles buiten die perimeter voelt riskant aan.

Wanneer iemand een wijziging voorstelt — het consolideren van kostenplaatsen, het verplaatsen van onroerend goed naar een nieuwe entiteit, het activeren van een nieuw toelichtingsrapport — is mijn eerste reactie defensief. Hoeveel interfaces raakt dat? Welke mappings zijn ergens hardcoded die ik niet kan zien? Wat zal het breken in LUM, in CAFM, in de consolidatie? Meestal antwoord ik met “laten we dat voor nu parkeren”. Ik kan mijn vermoedens niet duidelijk genoeg formuleren om ze te escaleren zonder dat het klinkt alsof ik mijn eigen portefeuille niet ken. Dus slik ik het in.

Als iemand me zou vragen om het systeem van begin tot eind door te lopen, zou ik de hoofdlijnen kunnen laten zien. Als ze zouden doorvragen waarom dit onroerend goed onder die entiteit valt, waarom deze lease dat conditietype gebruikt of waarom dit getal wel aansluit bij LUM maar niet bij Finance, zou ik snel zonder antwoorden zitten.

Er zijn schermen die ik nooit open. Rapporten die ik nooit uitvoer. Niet omdat ze irrelevant zijn, maar omdat de laatste keer dat iemand ze aanraakte, er iets kapot ging waarvan het drie weken duurde om het te traceren. Ik weet welke transacties veilig zijn. Alles daarbuiten voelt duur aan.

Als iemand een verandering voorstelt — kostenplaatsen consolideren, onroerend goed verhuizen naar een nieuwe entiteit, een nieuw toelichtingsrapport activeren — is mijn eerste reactie defensief. Hoeveel interfaces raakt dat? Welke mappings zijn ergens hard gecodeerd waar ik geen zicht op heb? Wat maakt het kapot in LUM, in CAFM, in de consolidatie? Meestal antwoord ik met “laten we dat voorlopig parkeren”. Ik kan mijn vermoedens niet duidelijk genoeg formuleren om te escaleren zonder te klinken alsof ik mijn eigen portefeuille niet ken. Dus slik ik het in.

Als iemand me zou vragen om het systeem van begin tot eind te doorlopen, zou ik een rondleiding op hoog niveau kunnen geven. Als ze begonnen te boren - waarom dit onroerend goed onder die entiteit valt, waarom deze huurovereenkomst dat conditietype gebruikt, waarom dit nummer gekoppeld is aan het LUM en niet aan Financiën - zou ik snel door mijn antwoorden heen zijn.

Ik ben gestopt met me af te vragen of het systeem werkelijk correct is en heb de focus verlegd naar het doorkomen van elke budgetcyclus. Erkennen dat er iets in de basis mis zou kunnen zijn, zou betekenen dat ik een deur open die ik niet meer kan sluiten. Interne audits, toezichtcommissies, politieke vragen, de herziening van openbare cijfers; verwachtingen die ik niet kan dragen. Zolang de cijfers niet absurd lijken, worden ze als goed genoeg beschouwd.

In de loop der tijd hebben RE-FX en ik ons aan elkaar aangepast. Mijn routines, mijn spreadsheets, mijn ongeschreven regels passen zich aan de eigenaardigheden ervan aan. De ongebruikelijke zaken worden “gewoon hoe we het hier doen”. Ik ben de ontbrekende handleiding geworden. In een publieke entiteit waar personeelsverloop, pensioneringen en reorganisaties deel uitmaken van de normale bedrijfsvoering, is dat een eigen soort risico.

De kosten van echte verandering groeien stilletjes. Het repareren van het systeem zou betekenen dat jaren aan impliciete kennis ontrafeld moeten worden en de persoonlijke logica die ik erop heb gebouwd ongedaan moet worden gemaakt. Het systeem is persoonlijk geworden. Het draait op mijn geheugen, mijn oordeel, mijn aanwezigheid. En op een dag zal het draaien op mijn opvolging.