Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wissenswertes zum Steering Jour Fixe — Kernaspekte des Capacity Ticket SAP® RE-FX 5

Kernaspekte des Capacity Ticket SAP® RE-FX

Für wen ist das?

Tender Review richtet sich an Systemhäuser, die ein Angebot vorbereiten oder kurz vor der Abgabe stehen – typischerweise im öffentlichen Sektor, in regulierten Branchen oder bei großen Unternehmen – und bei denen die Angebotsunterlagen vor Einreichung eine unabhängige Prüfung rechtfertigen. Das Format eignet sich für Bid Manager und Engagement Leads in Systemhäusern, die eine strukturierte externe Prüfung von Inhalt, Compliance und Bewertungsrisiken wünschen, jedoch keinen Bid Writer oder Co-Autor benötigen.

Tender Review funktioniert nicht, wenn (a) wir zuvor an derselben Ausschreibung gearbeitet oder sie bewertet haben (Ausschluss wegen Interessenkonflikt), (b) Sie einen Co-Bieter statt eines Reviewers wünschen (das ist ein anderes Gespräch) oder (c) die Angebotsfrist weniger als das vereinbarte Mindest-Review-Fenster vor der Einreichung zulässt.

Kernaspekte des Capacity Ticket SAP® RE-FX

Wie ist ein Tender-Review-Engagement strukturiert?

Ein Tender-Review-Engagement wird tageweise verkauft. Mindestumfang sind drei (3) Tage. Die Anzahl der Tage entspricht der Prüftiefe – drei Tage für ein Review mit Standardumfang, mehr für größere oder komplexere Angebotsunterlagen. Das Engagement erfolgt remote; vor Ort ist nach Absprache möglich.

Das Engagement ist einmalig und auf eine namentlich genannte Ausschreibung beschränkt. Es handelt sich nicht um eine fortlaufende Beziehung. Nach Zustellung des Risikovermerks wird das Engagement beendet, es sei denn, die Parteien vereinbaren separat optionale Zusatzleistungen (siehe „Was ist enthalten“ unten).

Kernaspekte des Capacity Ticket SAP® RE-FX

Was kostet es und wie zahle ich?

Der Preis ist Tagessatz × Tage. Der Tagessatz ist fest und wird im Buchungsprozess vor Vertragsabschluss angezeigt; es gibt keinen Aufschlag für kurzfristige Buchungen. Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte im Voraus bei der Buchung. Keine Rechnungsstellung auf Ziel, keine aufgeschobene Zahlung.

Kernaspekte des Capacity Ticket SAP® RE-FX

Muss ich mich registrieren, um Tender Review zu kaufen?

Ja. Tender Review ist nur nach der Registrierung im System Integrator track auf profisaison.com verfügbar. Die Registrierung verifiziert kurz, dass Sie in Ihrem relevanten Markt als Systemhaus tätig sind. Kunden im Operator-Track haben eine separate Produktpalette und können Tender Review nicht buchen.

Kernaspekte des Capacity Ticket SAP® RE-FX

Was passiert während eines Tender Reviews?

Bevor die Arbeit beginnt, führen wir eine Interessenkonfliktprüfung durch: Wir bestätigen, dass wir nicht von anderer Seite (ausschreibende Behörde, konkurrierender Bieter, beratendes Gremium des Auftraggebers) an der Ausschreibung gearbeitet haben. Besteht ein Konflikt, wird das Engagement nicht fortgesetzt.

Während des Engagements führen wir eine strukturierte Risikoprüfung der von Ihnen bereitgestellten Angebotsunterlagen durch:

Inhaltsrisiken (Umfangsabdeckung, technische Klarheit, Lesbarkeit für Gutachter),
Compliance-Risiken (Einhaltung des Vergabe-Prozesses, obligatorische Einschlüsse, Ausschlusskriterien),
Bewertungsrisiken (wie das Angebot voraussichtlich anhand der veröffentlichten Kriterien bewertet wird).

Das Ergebnis ist ein schriftlicher Risikovermerk als definiertes Werk-Element. Der Vermerk identifiziert Risiken, ordnet sie ein und enthält gegebenenfalls Empfehlungen zur Behebung vor der Einreichung. Wir überarbeiten keine Angebotsabschnitte; das ist Ihre Entscheidung und Ihr Angebot.

Was ist im Standardumfang enthalten?

Standardumfang (drei Tage):

strukturierte Risikoprüfung der von Ihnen bereitgestellten Angebotsunterlagen,
Identifizierung von Inhalts-, Compliance- und Bewertungsrisiken,
schriftlicher Risikovermerk als Werk-Element-Ergebnis.

Optionale Zusatzleistungen (separate Buchung, nicht im Standardumfang enthalten):

Red-Team-Prüfung,
Anfechtung der Bewertungskriterien,
Entwurf von Bieterfragen,
Storyboard- und Evidenz-Mapping,
Präsentationsprobe.

Was ist nicht inbegriffen?

Tender Review ist ein Review- und Risikoidentifikations-Service. Es ist nicht:

Angebotserstellung oder Angebotskonzeption. Wir verfassen keine Angebotsabschnitte.
Lieferung oder Implementierung nach Zuschlag. Einem erfolgreichen Angebot folgt die Lieferung; die Lieferung liegt in Ihrer Verantwortung. Wir sind kein Ersatz für das Lieferteam.
Body-Leasing. Unser Prüfer ist nicht in Ihr Angebotsteam eingebunden.
Untervergabe. Wir sind kein Unterauftragnehmer für die zugrunde liegende Ausschreibungsarbeit.
Rechts-, Steuer- oder Vergaberechtsberatung. Wir sind nicht berechtigt, Rechtsberatung zu erteilen; die Einhaltung des Vergaberechts liegt in Ihrer Verantwortung.
Eine zweite Meinung zur Überwindung einer internen Meinungsverschiedenheit. Der Risikovermerk sagt, was wir sehen; wie Sie ihn nutzen, ist Ihre Entscheidung.

Exklusivität für Einzelangebote – was bedeutet das für mich als Kunden?

Für jede gegebene Ausschreibung prüfen wir für nur einen Bieter. Sobald ein Engagement für eine Ausschreibung beginnt, akzeptieren wir kein Prüfungsengagement von einem konkurrierenden Bieter in derselben Ausschreibung – selbst wenn uns eine höhere Gebühr angeboten wird. Dies schützt die Integrität Ihrer Prüfung und die Vertraulichkeit Ihres Angebots.

Die Kehrseite: Wenn wir bereits von einem anderen Bieter für eine Ausschreibung beauftragt wurden, bevor Sie uns ansprechen, wird dies bei der Konfliktprüfung aufgedeckt, und wir werden das Engagement ablehnen, ohne offenzulegen, welcher Wettbewerber der Kunde ist.

Interessenkonflikte – wie funktioniert die Prüfung?

Bevor das Engagement vertraglich abgeschlossen wird, führen wir eine interne Konfliktprüfung durch bezüglich:

der ausschreibenden Behörde (kein Beratungsmandat für den Auftraggeber bei derselben Ausschreibung),
konkurrierender Bieter (kein paralleles Engagement unter der Exklusivität für Einzelangebote),
der Ausschreibungsunterlagen selbst (keine vorherige Beteiligung an der Erstellung, Abgrenzung oder den Bewertungskriterien).

Ist die Prüfung sauber, wird das Engagement fortgesetzt. Tritt während des Engagements ein Konflikt auf (z. B. eine zuvor nicht offengelegte frühere Beteiligung), ziehen wir uns gemäß einem dokumentierten Protokoll zurück und erstatten den nicht genutzten Teil des Engagements.

Was ist mit der Vertraulichkeit der Angebotsunterlagen?

Angebotsunterlagen werden gemäß § 12 der AGB als vertraulich behandelt, mit einer fünfjährigen Überlebensdauer nach Beendigung des Engagements. Persönliche Daten, die in den Angebotsunterlagen erscheinen, werden innerhalb von dreißig (30) Tagen nach Zustellung des Risikovermerks gelöscht – eine kürzere Aufbewahrungsfrist als bei anderen Profisaison-Produkten, was die Sensibilität der Angebotsinformationen widerspiegelt.

Wenn Ihre Ausschreibung eine projektspezifische NDA in einer bestimmten Form erfordert, kann diese zusätzlich zur Vertraulichkeitsklausel der AGB vereinbart werden – siehe „Dokumente auf Anfrage“ in den AGB.

Was passiert, wenn sich die Ausschreibungsfrist verschiebt?

Wenn die ausschreibende Behörde die Frist für die Angebotsabgabe verlängert oder ändert, wird dies nicht als höhere Gewalt behandelt. Die Parteien passen den vereinbarten Liefertermin für den Risikovermerk im gegenseitigen Einvernehmen und ohne zusätzliche Kosten innerhalb der ursprünglichen Tagesanzahl an.

Wenn eine Fristverschiebung wesentlich mehr oder weniger Prüferzeit erfordert, vereinbaren die Parteien eine Anpassung schriftlich, bevor sie fortfahren.

Wird bei der Arbeit künstliche Intelligenz eingesetzt?

Nicht für Inhalt oder Struktur. Die Konfliktprüfung, die Risikoprüfung, die Risikoidentifizierung und der wesentliche Inhalt des Risikovermerks werden vom Berater erstellt. KI wird nur als finaler Lesbarkeitsfilter für den Vermerk und für die Übersetzung zwischen Sprachversionen verwendet.

In welcher Sprache geschieht dies?

Sprechen Sie Englisch oder Deutsch. Schriftlicher Risikovermerk und unterstützende Dokumente sind in Englisch, Deutsch, Niederländisch, Französisch, Italienisch oder Spanisch verfügbar. Alle nicht-englischen Versionen sind hochwertige KI-Übersetzungen; die englische Version ist im Zweifelsfall maßgebend.

Kann ich ein Engagement stornieren?

Stornierungen sind pro Warenkorbposition möglich, vorbehaltlich der in den AGB festgelegten Stornierungsstufen.

Wenn wir nach der Buchung, aber vor Beginn der Risikoprüfung einen Interessenkonflikt feststellen, wird das Engagement storniert und die Buchung vollständig erstattet.

Wann endet das Engagement?

Ein Tender-Review-Engagement ist einmalig. Es endet mit der Lieferung des Risk Memos und der Abnahme durch den Käufer gemäß den AGB. Es gibt keinen laufenden Retainer, keine wiederkehrende Verpflichtung, keine automatische Verlängerung.

Die Referenznennung ist für Tender Review eingeschränkt: Wir nennen Systemhaus-Kunden für Tender-Review-Engagements nicht ohne eine separate ausdrückliche schriftliche Zustimmung als Referenzen – diese Engagement-Art ist zu sensibel für eine standardmäßige Referenznutzung.