La gouvernance de projet ne nécessite pas de présence permanente…

Steering Jour Fixe. Couverture — Steering Jour Fixe 14

… Cela nécessite une structure avec des participants responsables et des résultats mesurables

Trois cas - Certains de ces cas vous semblent-ils familiers ?

Steering Jour Fixe

1. « Nous avons bien recruté. Les rapports ont l’air confiants. Le travail n’arrive pas. »

Le nouveau projet a été lancé dès les entretiens. L’intégration s’est déroulée sans problème. Les mises à jour hebdomadaires sont détaillées, articulées et arrivent à temps. Mais lorsque nous regardons ce qui a réellement bougé, trois semaines plus tard, il est difficile de mettre en évidence des progrès concrets. Les décisions sont « en préparation ». Les documents sont « en cours de finalisation ». Les tâches du système qui auraient dû être accomplies sont toujours en suspens dans l’arriéré. Il est injuste de demander directement à ces personnes - elles sont nouvelles, motivées et travaillent visiblement. Mais le ministère des finances attend, la date butoir approche et l’écart entre la confiance affichée et les résultats opérationnels ne cesse de se creuser.

Un Jour Fixe apporte une fonction de forçage hebdomadaire. Chaque session doit déboucher sur une décision, un obstacle éliminé ou une responsabilité clarifiée - et le consultant ne peut pas fournir le bloc dans le cas contraire. L’expression « en bonne voie » n’est pas une réponse ; « voici ce qui a été expédié cette semaine » en est une. L’écart entre la confiance déclarée et la production réelle devient visible en l’espace de deux cycles.

Steering Jour Fixe

2. « Nous sommes coincés. Maintenant.«

Ce n’est pas que nous ne sachions pas quoi faire. C’est que chaque chemin à parcourir nécessite un appel que personne ne veut faire. L’équipe s’occupe des opérations quotidiennes et de trois initiatives à moitié lancées. Les escalades se terminent par un « discutons-en au prochain trimestre ». Entre-temps, la question qui a déclenché cette affaire est toujours en suspens, nous coûte toujours quelque chose et attend toujours que quelqu’un prenne une décision.

A Jour Fixe fonctionne selon la règle de la décision ou du report. Chaque semaine, l’indécis est soit décidé dans la salle, soit explicitement reporté avec une date et un propriétaire. Rien ne reste en suspens par hasard. S’il n’y a pas de sujet de fond une semaine donnée, la session est annulée et vous ne payez pas pour cela - la structure récompense donc les progrès réels, et non l’assiduité.

Steering Jour Fixe

3.« L’intégrateur de système externe fournit des prestations, mais selon quelles normes ?

La facture de l’IS arrive à temps. Les tickets sont clôturés. Les rapports d’état sont au vert. Mais en interne, l’équipe signale des problèmes qui reviennent sans cesse - des solutions de contournement au lieu de correctifs, des choix de configuration non documentés, des décisions prises lors de conversations entre consultants SI sans que notre équipe ne soit au courant. Nous avons acheté de la capacité, mais nous n’avons pas acheté de supervision. Nous avons maintenant besoin de quelqu’un qui puisse s’asseoir de notre côté de la table et diriger le travail de l’IS de la même manière que nous dirigerions le nôtre - sans devenir un deuxième chef de projet sur la liste de paie.

Un Jour Fixe place la même personne de votre côté de la table chaque semaine, sans intérêt commercial à prolonger l’engagement SI. Les décisions sont documentées, les dérives sont nommées et les accords entre les consultants de l’IS sont consignés par écrit. L’informaticien travaille avec un homologue qui lit les mêmes tickets, mais qui vous rend compte.

The product

Steering Jour Fixe

Tout cela constitue le Jour Fixe.

La gouvernance de projet ne nécessite pas une présence permanente. Elle nécessite une structure, des participants responsables et des résultats mesurables.

Une session à distance par semaine. Une personne qui se présente préparée, pose les bonnes questions, assure le suivi et s’en va. Des équipes de trois à vingt personnes, durée d’engagement variable — quatre mois recommandés. Nous prenons ce qui existe. Nous le préparons. Nous le structurons. Puis nous accélérons.

Steering Jour Fixe

C’est pour toi si…

Première situation : votre équipe a déjà essayé une ou deux personnes dans un rôle de direction, et cela n’a pas fonctionné. Peut-être étaient-ils trop proches de l’équipe. Peut-être n’avaient-ils pas le mandat nécessaire. Peut-être sont-ils devenus partie intégrante de la dynamique qu’ils étaient censés changer. Vous savez peut-être déjà qui bloque les progrès, mais vous n’avez pas été en mesure d’y remédier. Ce n’est pas une autre personne qui manque dans la pièce. Ce qui manque, c’est une structure qui oblige à poser la question.

Deuxième situation : Un membre de votre direction est temporairement absent - maladie, congé parental, transition de rôle. L’équipe a besoin d’une passerelle qui tienne sans remplacer la personne absente. Pas une doublure. Un échafaudage. Visible chaque semaine, invisible dans l’intervalle. Disparu au retour de la personne.

Troisième situation : Le projet fonctionne, les gens sont occupés, mais rien n’avance. Les décisions s’accumulent aux indécis. Les bloqueurs ont des noms, mais ces noms ne sont pas prononcés dans la bonne salle. Vous n’avez pas besoin d’un effort supplémentaire de la part de l’équipe. Vous avez besoin d’une fonction de forçage hebdomadaire - une session au cours de laquelle l’indécis devient décidé, ou est explicitement reporté avec une date.

Condition préalable : vous avez le pouvoir de donner un mandat à quelqu’un. Sans cela, le format ne fonctionne pas.