Veelgestelde vragen (FAQ)

Belangrijkste aspecten van de Steering Jour Fixe — Belangrijkste kenmerken van het Capacity Ticket SAP® RE-FX 5

Belangrijkste kenmerken van het Capacity Ticket SAP® RE-FX

Voor wie is dit?

Aanbestedingsbeoordeling is bedoeld voor systeemintegrators die een offerte opstellen of op het punt staan deze in te dienen bij een aanbesteding — doorgaans in de publieke sector, gereguleerde sectoren of bij grote ondernemingen — waarbij het offertemateriaal een onafhankelijke beoordeling vereist alvorens het wordt ingediend. Het format is geschikt voor SI-aanbestedingsmanagers en projectleiders die behoefte hebben aan een gestructureerde externe beoordeling van de inhoud, compliance en evaluatierisico’s, maar geen aanbestedingsschrijver of co-auteur willen.

De aanbestedingsbeoordeling is niet mogelijk wanneer (a) we eerder aan dezelfde offerte hebben gewerkt of deze hebben beoordeeld (uitsluiting wegens belangenverstrengeling), (b) u op zoek bent naar een medebieder in plaats van een beoordelaar (dat is een ander verhaal), of (c) de uiterste indieningsdatum minder dan de afgesproken minimale beoordelingstermijn laat over vóór de indiening.

Belangrijkste kenmerken van het Capacity Ticket SAP® RE-FX

Hoe is een opdracht voor de aanbestedingsbeoordeling opgezet?

Een opdracht voor de aanbestedingsbeoordeling wordt per dag gefactureerd. De minimale looptijd bedraagt drie (3) dagen. Het aantal dagen hangt af van de omvang van de beoordeling: drie dagen voor een standaardbeoordeling, en meer voor omvangrijkere of complexere aanbestedingsdocumenten. De opdracht wordt op afstand uitgevoerd; uitvoering ter plaatse is mogelijk in overleg.

Het traject is eenmalig en beperkt tot één met name genoemde aanbesteding. Het betreft geen doorlopende relatie. Na oplevering van de Risk Memo wordt het traject afgesloten, tenzij partijen afzonderlijk instemmen met optionele add-ons (zie "Wat is inbegrepen" hieronder).

Belangrijkste kenmerken van het Capacity Ticket SAP® RE-FX

Wat kost het en hoe betaal ik?

De prijs is Tagessatz × dagen (dagtarief × aantal dagen). Het dagtarief staat vast en wordt getoond tijdens het boekingsproces vóór het sluiten van de overeenkomst; er is geen prijsverhoging op basis van doorlooptijd. Betaling geschiedt vooraf per creditcard bij boeking. Geen facturatie op termijn, geen uitgestelde betaling.

Belangrijkste kenmerken van het Capacity Ticket SAP® RE-FX

Moet ik me registreren om Aanbestedingsbeoordeling te kopen?

Ja. Aanbestedingsbeoordeling is alleen beschikbaar na registratie voor het System Integrator-traject op profisaison.com. Bij de registratie wordt kort gecontroleerd of u in uw relevante markt als System Integrator actief bent. Klanten in het Operator-traject hebben een apart productaanbod en kunnen geen gebruikmaken van Aanbestedingsbeoordeling.

Belangrijkste kenmerken van het Capacity Ticket SAP® RE-FX

Wat gebeurt er tijdens een aanbestedingsbeoordeling?

Voordat de werkzaamheden beginnen, voeren wij een check op belangenverstrengeling uit: wij bevestigen dat wij niet vanuit een andere zijde aan de aanbesteding hebben gewerkt (aanbestedende dienst, concurrerende bieder, adviesorgaan van de verstrekker). Indien er sprake is van een conflict, vindt het traject geen doorgang.

Tijdens het traject voeren wij een gestructureerde risicobeoordeling uit van het door u verstrekte biedingsmateriaal:

inhoudelijke risico’s (dekking van de scope, technische helderheid, leesbaarheid voor de beoordelaar),
compliance-risico’s (naleving van het aanbestedingsproces, verplichte onderdelen, uitsluitingscriteria),
evaluatierisico’s (hoe het bod waarschijnlijk zal scoren ten opzichte van de gepubliceerde criteria).

De output is een schriftelijke Risk Memo als een gedefinieerd Werk-element. De Memo identificeert risico’s, rangschikt deze en geeft waar passend aanbevelingen voor verbetering vóór indiening. Wij herschrijven geen secties van het bod; dat is uw beslissing en uw bod.

Wat is inbegrepen in de standaardomvang?

Standaardomvang (drie dagen):

gestructureerde risicobeoordeling van het door u verstrekte biedingsmateriaal,
identificatie van inhoudelijke, compliance- en evaluatierisico’s,
schriftelijke Risk Memo als resultaat van het Werk-element.

Optionele add-ons (afzonderlijke boeking, niet inbegrepen in de standaardomvang):

Red-Team review,
toetsing van evaluatiecriteria,
concept voor vragen van de bieder,
storyboard en bewijsvoering-mapping,
presentatierepetitie.

Wat is niet inbegrepen?

Aanbestedingsbeoordeling is een dienst voor beoordeling en risico-identificatie. Het is geen:

Schrijven van biedingen of voorstellen. Wij schrijven geen onderdelen van het bod.
Levering of implementatie na gunning. Een succesvol bod wordt gevolgd door levering; de levering is uw verantwoordelijkheid. Wij treden niet op als vervanger voor het uitvoeringsteam.
Body-leasing. Onze beoordelaar maakt geen deel uit van uw bidteam.
Onderaanneming. Wij zijn geen onderaannemer van u voor de onderliggende werkzaamheden van de aanbesteding.
Juridisch, fiscaal of aanbestedingsrechtelijk advies. Wij zijn niet bevoegd om juridisch advies te verlenen; de naleving van het aanbestedingsrecht is uw eigen verantwoordelijkheid.
Een second opinion om een intern meningsverschil te beslechten. De Risk Memo vermeldt wat wij constateren; hoe u dit gebruikt, is aan u.

Single-Bid Exclusiviteit — wat betekent dit voor mij als klant?

Voor elke specifieke aanbesteding voeren wij slechts voor één bieder een beoordeling uit. Zodra een traject voor een aanbesteding start, accepteren wij geen beoordelingsopdracht van een concurrerende bieder voor dezelfde aanbesteding — zelfs niet als er een hogere vergoeding wordt geboden. Dit beschermt de integriteit van uw beoordeling en de vertrouwelijkheid van uw bod.

De keerzijde: als wij al door een andere bieder voor een aanbesteding zijn ingeschakeld voordat u ons benadert, zal de controle op belangenverstrengeling dit uitwijzen en zullen wij de opdracht weigeren zonder bekend te maken welke concurrent de klant is.

Belangenverstrengeling — hoe werkt de controle?

Voordat de overeenkomst contractueel wordt afgesloten, voeren wij een interne controle op belangenverstrengeling uit tegen:

de aanbestedende dienst (geen adviesmandaat aan de verstrekker voor dezelfde aanbesteding),
concurrerende bieders (geen parallelle opdracht onder Single-Bid Exclusiviteit),
het aanbestedingsmateriaal zelf (geen eerdere betrokkenheid bij het opstellen, de afbakening of de evaluatiecriteria).

Indien de controle geen belemmeringen oplevert, vindt het traject doorgang. Als er tijdens het traject een conflict aan het licht komt (bijv. een niet eerder bekendgemaakte betrokkenheid), trekken wij ons terug volgens een gedocumenteerd protocol en vergoeden wij het niet-verbruikte deel van het traject.

Hoe zit het met de vertrouwelijkheid van het biedingsmateriaal?

Biedingsmateriaal wordt vertrouwelijk behandeld conform § 12 van de Algemene Voorwaarden, met een nawerkingsperiode van vijf jaar na afsluiting van het traject. Persoonsgegevens in het biedingsmateriaal worden verwijderd binnen dertig (30) dagen na oplevering van de Risk Memo — een kortere bewaartermijn dan bij andere Profisaison-producten, wat de gevoeligheid van biedingsinformatie weerspiegelt.

Indien uw aanbesteding een projectspecifieke NDA in een bepaalde vorm vereist, kan dit worden geregeld in aanvulling op de vertrouwelijkheidsclausule van de Algemene Voorwaarden — zie "Documenten op aanvraag" in de Algemene Voorwaarden.

Wat als de deadline van de aanbesteding verschuift?

Indien de aanbestedende dienst de deadline voor indiening verlengt of wijzigt, wordt dit niet beschouwd als overmacht. Partijen passen de overeengekomen leverdatum voor de Risk Memo in onderling overleg aan, zonder extra kosten, binnen het oorspronkelijke aantal dagen.

Indien een verschuiving van de deadline aanzienlijk meer of minder tijd van de beoordelaar vereist, komen partijen schriftelijk een aanpassing overeen alvorens verder te gaan.

Wordt er kunstmatige intelligentie gebruikt in het werk?

Niet voor inhoud of structuur. De controle op belangenverstrengeling, de risicobeoordeling, de risico-identificatie en de inhoudelijke tekst van de Risk Memo worden door de consultant opgesteld. AI wordt uitsluitend gebruikt als een laatste leesbaarheidsfilter op de Memo en voor vertaling tussen taalversies.

In welke taal gebeurt dit?

Gesproken in het Engels of Duits. De schriftelijke Risk Memo en ondersteunende documenten zijn beschikbaar in het Engels, Duits, Nederlands, Frans, Italiaans of Spaans. Alle niet-Engelse versies zijn AI-vertalingen van hoge kwaliteit; de Engelse versie is leidend in geval van twijfel.

Kan ik een traject annuleren?

Annuleringen zijn mogelijk per winkelwagenpositie, conform de annuleringsvoorwaarden in de Algemene Voorwaarden.

Indien wij na boeking maar vóór aanvang van de risicobeoordeling een belangenverstrengeling vaststellen, wordt het traject geannuleerd en de boeking volledig terugbetaald.

Wanneer eindigt de verloving?

Een opdracht voor een aanbestedingsbeoordeling is een eenmalige aangelegenheid. Deze wordt afgerond met de overhandiging van het risicorapport en de aanvaarding door de koper overeenkomstig de algemene voorwaarden. Er is geen sprake van een doorlopend contract, geen terugkerende verplichting en geen automatische verlenging.

Het noemen van referenties is beperkt bij aanbestedingsbeoordelingen: wij noemen geen SI-klanten als referentie bij opdrachten voor aanbestedingsbeoordelingen zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming — dit soort opdrachten is te gevoelig om standaard referenties te gebruiken.