…om fouten in uw SAP® RE-FX systeem te voorkomen die niemand later kan uitleggen.

De postrun eindigt en ik wacht - niet om te zien of er fouten zijn, maar hoeveel. Een handvol contracten wordt nooit correct gepost. Ik ben gestopt met proberen de hoofdoorzaak op te lossen; in plaats daarvan houd ik een persoonlijke lijst bij. Het boekhoudteam vraagt zelfs waarom ik de debetpositie een keer wilde aanpassen. Meestal ben ik acht uur bezig met het opsporen van fouten. Soms vind ik de oorzaak. Soms zeg ik “Ik zal het volgende maand controleren”. Volgende maand kan het een ander gebouw zijn.

En dan is er nog het andere soort probleem — de problemen die niet uit het systeem zelf komen, maar uit alles wat ermee is gebeurd. Een migratie die daarna niemand heeft goedgekeurd. Een reorganisatie waarbij contracten naar een nieuwe bedrijfscode werden overgezet, maar niet netjes. Een regelgevende wijziging die onder tijdsdruk is doorgevoerd en nooit is herzien. Geen van deze dingen zijn bugs. Ze laten allemaal residuen achter — kleine inconsistenties die zich stilletjes opstapelen totdat iemand een getal opmerkt dat niet gelijk is.

De totale leaseverplichting verandert elke maand een beetje. Een paar honderd euro hier, een afrondingsverschil daar. Ik heb nooit vastgesteld of dit correct gedrag is of iets dat afdrijft. Ik heb het eens op een forum gevraagd. Iemand antwoordde met een notanummer. Ik paste het toe. De veranderingen bleven gebeuren. Ik nam aan dat het correct was.

Er zijn dingen in mijn configuratie die ik nooit heb aangeraakt omdat ze er al waren toen ik aankwam en ze lijken te werken. Eén conditietype heet “Z_REFX_CNTsomething” - duidelijk aangepast, duidelijk van de oorspronkelijke implementatie. Het vuurt elke maand af en plaatst iets op een rekening. De rekening sluit aan. Ik heb het de ontwikkelaar gevraagd: hij zei dat het te maken had met de BAdI van de indexering. Ik weet niet zeker of ik meer wil weten.

Wanneer auditors vragen: “Bent u er zeker van dat dit cijfer compleet en accuraat is?” Ik zeg ja. Vanbinnen denk ik: “Ik heb er vertrouwen in dat het op dezelfde manier is geproduceerd als vorig jaar. Is dat hetzelfde als accuraat?”

Er zijn rapporten die ik niet in twijfel trek. Cijfers die ik niet uitpluis. Niet omdat ze er goed uitzien - omdat ik niet weet hoe ze in elkaar zitten. Mijn team vertelt me dat ze kloppen. Ik vertrouw hen. Maar als dezelfde vraag twee keer wordt gesteld, krijg ik soms twee verschillende antwoorden - beide redelijk, geen van beide traceerbaar. Als de maandelijkse afsluiting klopt, teken ik het. Wat er onder de cijfers zit, is een zwarte doos waarmee ik heb leren leven.

Als iemand een verandering voorstelt - “moeten we de manier waarop huur en servicekosten worden geboekt herstructureren?” - is mijn eerste reactie aarzeling. Mijn team is ervan overtuigd dat het mogelijk is. Ik heb geleerd dat “het kan worden gedaan” en “we zullen weten wat het ons stroomafwaarts kost” niet dezelfde zin zijn. Hoeveel rapporten hangen hiervan af? Wat moet ik opnieuw uitleggen aan de auditor? Meestal parkeer ik deze gesprekken. Niet omdat de vraag fout is, maar omdat ik de kosten van het antwoord niet kan inschatten.

Ik heb het gevoel dat sommige cijfers zich vreemd gedragen. De servicekosten lijken gladder dan de onderliggende gegevens zouden moeten toelaten. Als ik ernaar vraag, komen de verklaringen - technisch, plausibel, volledig. En toch wordt de kloof tussen wat wordt uitgelegd en wat ik zie niet gedicht. Dus laat ik het zitten. En elk kwartaal teken ik voor iets dat ik niet volledig begrijp.

Op een gegeven moment ben ik gestopt met me af te vragen of het systeem echt goed is en ben ik begonnen met optimaliseren om de maand door te komen. Toegeven dat “er misschien iets fundamenteels niet klopt” voelt als een deur openen die ik niet meer dicht kan doen - onderzoeken, projecten, schuld, verwachtingen waar ik de bandbreedte niet voor heb. Zolang de cijfers er niet overduidelijk absurd uitzien, zijn ze goed genoeg.

Ondertussen groeien RE-FX en ik om elkaar heen. Mijn routines, mijn spreadsheets, mijn ongeschreven regels wikkelen zich om de eigenaardigheden heen. De vreemde dingen worden “gewoon hoe we het hier doen”. Ik documenteer de helft van de workarounds niet omdat ik ze onthoud. Ik betwist geen vreemde resultaten omdat ik de uitleg geïnternaliseerd heb. Ik ben de ontbrekende handleiding.

De kosten van echte verandering exploderen stilletjes. Het systeem repareren zou nu niet alleen betekenen dat ik SAP moet aanraken, maar ook dat ik jaren van stilzwijgende kennis moet ontrafelen en de persoonlijke logica die ik erop heb gebouwd moet afwikkelen. Het systeem is niet alleen complex meer - het is persoonlijk. Het draait op mijn geheugen, mijn oordeel, mijn workarounds. Als ik vertrek, kan geen enkele documentatie vervangen wat ik heb opgenomen. Als ik blijf, blijf ik de kosten betalen in stille overhead - elke maand een beetje meer.

De enige uitweg is de moeilijkste: zie het eerst helder. Niet oplossen, niet de schuld geven, niet goedpraten. Gewoon zien…