… om het risico te vermijden dat het einde van de maand in uw SAP® RE-FX wordt afgesloten.

Nadat het posten is voltooid, wacht ik - niet op fouten maar om het aantal te meten. Een handvol contracten wordt steeds niet correct gepost. In plaats daarvan houd ik een persoonlijke lijst bij. Als het boekhoudteam informeert naar het feit dat de leaseverplichting voor gebouw 4 met tienduizenden verschuift, ben ik twee uur bezig om dit op te sporen. Soms vind ik de oorzaak en soms zeg ik gewoon “Ik zal het volgende maand controleren”. Volgende maand is het een ander gebouw.

Een ander type probleem ontstaat door gebeurtenissen die niets met het systeem zelf te maken hebben. Denk hierbij aan niet-gevalideerde migraties, slecht uitgevoerde reorganisaties waarbij contracten naar een nieuwe bedrijfscode zijn overgezet en wijzigingen in de regelgeving die onder druk zijn doorgevoerd zonder goede beoordeling. Dit zijn geen bugs maar eerder residuen - kleine inconsistenties die zich stilletjes opstapelen tot een discrepantie wordt opgemerkt.

De leaseverplichting fluctueert van maand tot maand met een paar honderd euro. Ik heb nooit kunnen verifiëren of dit normaal is onder IFRS 16 - bijvoorbeeld het afwikkelen van rente, FX-effecten of afronding van de herberekening van de netto contante waarde - of dat er ongemerkt iets in de configuratie is weggevallen.

Op een gegeven moment kreeg ik een verwijzing naar een SAP notitie van een forummedewerker. We hebben het geïmplementeerd. De schommelingen bleven. Ik heb het hierbij gelaten.

Verschillende configuratie-elementen dateren van voor mijn ambtsperiode. Er is nooit aan gesleuteld. Ze lijken te werken.

Eén aangepast conditietype, “Z_REFX_C_something”, werd ingesteld tijdens de oorspronkelijke implementatie. Deze wordt elke maand op een speciale rekening geboekt. De rekening wordt verrekend bij reconciliatie. Ik heb nooit onderzocht wat het eigenlijk doet. Om eerlijk te zijn, heb ik dat niet graag gedaan.

Als de accountants vragen of het cijfer volledig en nauwkeurig is, zeg ik “ja”. Ik zeg het met overtuiging.

Maar de vraag die ik niet kan beantwoorden is een andere: Ik kan bevestigen dat het cijfer op dezelfde manier wordt geproduceerd als vorig jaar. Ik kan niet bevestigen dat deze consistentie gelijk staat aan nauwkeurigheid.

IFRS 16 is correct geïmplementeerd. Externe consultants hebben de waarderingsregels geconfigureerd, de overgang uitgevoerd en de openingsbalans geboekt. UAT geslaagd. De accountant tekende voor de eerste jaarafsluiting. De cijfers kwamen terecht in de groepsrapportering. Dat was het moment waarop het systeem van mij werd.

Toen begonnen de dingen af te wijken. Foutmeldingen die ik nog nooit eerder had gezien. Postings die drie jaar lang goed hadden gefunctioneerd, kregen opeens AA594. Een contractwijziging die routine had moeten zijn, leverde afschrijvingsverschillen op die niemand kan verklaren. Ik voer de maandelijkse waardering uit, ik boek de posten, ik dien de openbaarmaking in - maar steeds meer van mijn tijd gaat op aan het omzeilen van dingen die vroeger gewoon werkten. Ik kan niet reconstrueren waarom een bepaald toesteltype bij een bepaalde rekening hoort. Ik kan niet verklaren waarom de leaseverplichting van de ene periode naar de andere verschuift. De adviseurs hebben documentatie achtergelaten die beschrijft wat er is gebouwd - niet waarom, en niet of het vandaag de dag nog steeds past.

Elk kwartaal vraagt de accountant of het cijfer volledig en nauwkeurig is. Ik zeg ja. Ik zeg het met overtuiging. Wat ik feitelijk kan bevestigen is beperkter: het cijfer is op dezelfde manier geproduceerd als vorig kwartaal - minus een paar workarounds die ik gaandeweg heb toegevoegd. Of dat hetzelfde is als nauwkeurig, weet ik niet. Dat toegeven zou betekenen dat ik een deur openzet die ik niet meer dicht kan doen. Dus zolang de cijfers er niet overduidelijk absurd uitzien, zijn ze goed genoeg.