Voordat meer wijzigingsverzoeken zich opstapelen op uw SAP® RE-FX systeem.

Een migratie die achteraf niet gevalideerd is. Een reorganisatie waarbij eigendommen werden verplaatst naar een nieuwe entiteit, maar niet netjes. Een wijziging in de regelgeving die er onder tijdsdruk doorheen is gedrukt en nooit is herzien. Een fusie van twee publieke entiteiten die twee parallelle objecthiërarchieën achterliet. Dit zijn allemaal geen bugs. Ze laten allemaal resten achter - kleine inconsistenties die zich stilletjes opstapelen totdat iemand een getal opmerkt dat niet klopt, een eigenschap die op twee plaatsen voorkomt of een verplichting die had moeten verlopen maar nog steeds wordt geboekt.

De postronde eindigt en ik wacht - niet op fouten, maar om te zien hoeveel. Een handvol contracten wordt nooit correct gepost. Ik heb het jaren geleden opgegeven om de oorzaak te achterhalen. In plaats daarvan houd ik een persoonlijke lijst bij. Finance belt en vraagt waarom de leaseverplichting voor gebouw 4 tussen twee periodes is verschoven. Soms vind ik de reden. Soms sluit ik het ticket af met “Ik zal het in de gaten houden”.

Ik ben verantwoordelijk voor een portefeuille van enkele honderden eigendommen verspreid over meerdere juridische entiteiten. Begrotingsvastleggingen worden hieraan getoetst. Auditrapporten verwijzen ernaar. Politieke belanghebbenden stellen er vragen over. Het systeem wordt verondersteld mij één beeld van de waarheid te geven. In de praktijk geeft het me één beeld, met daarnaast een spreadsheet waarop ik moet afstemmen wat het systeem niet kan. Ik weet dat dit niet duurzaam is. Wie na mij deze zetel erft, erft ook de spreadsheet.

De portefeuille heeft betrekking op vijf systemen. Het LUM bevat de landgegevens, RE-FX de contracten, CAFM het operationele overzicht, GIS de geometrie en Finance de boekingen. Elke interface synchroniseert iets, maar nooit alles en nooit tegelijkertijd.

De cijfers veranderen elke maand een beetje. Een paar honderd euro op een leaseverplichting. Een verschil in vierkante meter tussen LUM en RE-FX dat niemand kan verklaren. Ik heb het een keer gevraagd. Iemand op een forum antwoordde met een notanummer. Ik paste het toe. De veranderingen bleven gebeuren. Ik ging ervan uit dat het correct was. Er zijn objecten in de configuratie die niemand heeft aangeraakt omdat ze er al waren toen we aankwamen - een aangepast conditietype met de naam “Z_ADJ_something”, een mappingtabel die niemand onderhoudt, een reconciliatiejob waarvan niemand het logboek opent.

Als de accountant vraagt of de portefeuillegegevens volledig en accuraat zijn, zeg ik ja. Ik zeg het met overtuiging. Wat ik feitelijk kan bevestigen is beperkter: ze worden op dezelfde manier geproduceerd als vorig jaar - via dezelfde interfaces, met dezelfde uitzonderingen, door dezelfde mensen.

Er zijn schermen die ik nooit open. Rapporten die ik nooit uitvoer. Niet omdat ze irrelevant zijn, maar omdat de laatste keer dat iemand ze aanraakte, er iets kapot ging waarvan het drie weken duurde om het te traceren. Ik weet welke transacties veilig zijn. Alles daarbuiten voelt duur aan.

Als iemand een verandering voorstelt - kostenplaatsen consolideren, eigendommen naar een nieuwe entiteit verplaatsen, een nieuw openbaarmakingsverslag activeren - is mijn eerste reactie defensief. Hoeveel interfaces raakt dat? Welke mappings zijn ergens hard gecodeerd waar ik geen zicht op heb? Wat maakt het kapot in LUM, in CAFM, in de consolidatie? Meestal antwoord ik met “laten we dat voorlopig parkeren”. Ik kan mijn vermoedens niet duidelijk genoeg formuleren om te escaleren zonder te klinken alsof ik mijn eigen portfolio niet ken. Dus slik ik het in.

Als iemand me zou vragen om het systeem van begin tot eind te doorlopen, zou ik een rondleiding op hoog niveau kunnen geven. Als ze begonnen te boren - waarom dit object onder die entiteit valt, waarom deze huurovereenkomst dat conditietype gebruikt, waarom dit nummer gekoppeld is aan het LUM en niet aan Financiën - zou ik snel door mijn antwoorden heen zijn.

Op een gegeven moment ben ik gestopt met me af te vragen of het systeem echt goed is en ben ik begonnen met optimaliseren om de begrotingscyclus door te komen. Toegeven dat er misschien iets fundamenteels niet klopt, voelt als het openen van een deur die ik niet meer dicht kan doen - interne audits, toezichtcomités, politieke vragen, herformulering van publieke cijfers, verwachtingen waar ik de bandbreedte niet voor heb. Dus zolang de cijfers er niet overduidelijk absurd uitzien, zijn ze goed genoeg.

Ondertussen groeien RE-FX en ik om elkaar heen. Mijn routines, mijn spreadsheets, mijn ongeschreven regels wikkelen zich om de eigenaardigheden heen. De vreemde dingen worden “gewoon hoe we het hier doen”. De helft van de workarounds zijn niet gedocumenteerd omdat ik ze onthoud. Vreemde resultaten worden niet in twijfel getrokken omdat ik de verklaring heb geïnternaliseerd. Ik ben de ontbrekende handleiding - en in een publieke entiteit, waar personeelsverloop, pensioneringen en reorganisaties routine zijn, is dat een eigen soort risico.

De kosten van echte verandering exploderen stilletjes. Het systeem repareren zou niet alleen betekenen dat ik SAP moet aanraken, maar ook dat ik jaren van stilzwijgende kennis moet ontrafelen en de persoonlijke logica die ik er bovenop heb gebouwd, moet ontrafelen. Het systeem is niet alleen complex meer - het is persoonlijk. Het draait op mijn geheugen, mijn oordeel, mijn aanwezigheid. En op een dag, op mijn opvolging.