Antes de que se acumulen más solicitudes de cambio en su sistema SAP® RE-FX.

Una migración que nadie validó después. Una reorganización que trasladó propiedades a una nueva entidad pero no de forma limpia. Un cambio normativo impulsado bajo presión de tiempo y nunca revisado. Una fusión de dos entidades públicas que dejó dos jerarquías de objetos paralelas. Ninguno de estos son errores. Todos ellos dejan residuos: pequeñas incoherencias que se acumulan silenciosamente hasta que alguien se da cuenta de un número que no empata, una propiedad que aparece en dos lugares o una obligación que debería haber expirado pero que sigue contabilizándose.

La ejecución de la contabilización finaliza y espero, no a que se produzcan errores, sino a ver cuántos. Un puñado de contratos nunca se contabilizan correctamente. Hace años que renuncié a intentar solucionar el problema de raíz. En su lugar, mantengo una lista personal. Finanzas llama y pregunta por qué el pasivo del arrendamiento del edificio 4 se desplazó entre dos periodos. A veces encuentro la razón. A veces cierro el ticket con un «le echaré un ojo».

Soy responsable de una cartera de varios cientos de propiedades a través de múltiples entidades jurídicas. Los compromisos presupuestarios se controlan con respecto a ella. Los informes de auditoría hacen referencia a ella. Las partes políticas interesadas hacen preguntas al respecto. Se supone que el sistema me da una visión de la verdad. En la práctica me da una visión, y una hoja de cálculo al lado donde concilio lo que el sistema no puede. Sé que esto no es sostenible. Quien herede este puesto después de mí heredará también la hoja de cálculo.

La cartera toca cinco sistemas. LUM mantiene los datos de los terrenos, RE-FX mantiene los contratos, CAFM mantiene la visión operativa, GIS mantiene la geometría, Finanzas mantiene las contabilizaciones. Cada interfaz sincroniza algo, pero nunca todo, ni al mismo tiempo.

Las cifras cambian ligeramente cada mes. Unos cientos de euros en un pasivo de arrendamiento. Una discrepancia de metros cuadrados entre LUM y RE-FX que nadie puede explicar. Una vez pregunté. Alguien en un foro respondió con un número de nota. La apliqué. Los cambios siguieron produciéndose. Supuse que era correcto. Hay objetos en la configuración que nadie ha tocado porque estaban ahí cuando llegamos: una clase de condición personalizada llamada «Z_ADJ_something», una tabla de asignación que nadie mantiene, un trabajo de reconciliación cuyo registro nadie abre.

Cuando el auditor pregunta si los datos de la cartera son completos y exactos, digo que sí. Lo digo con convicción. Lo que en realidad puedo confirmar es más escueto: se produce de la misma manera que el año pasado: a través de las mismas interfaces, con las mismas excepciones, por las mismas personas.

Hay pantallas que nunca abro. Informes que nunca ejecuto. No porque sean irrelevantes, sino porque la última vez que alguien los tocó, se rompió algo que tardamos tres semanas en rastrear. Sé qué transacciones son seguras. Todo lo que está fuera de ese perímetro me parece caro.

Cuando alguien propone un cambio -consolidar centros de costes, trasladar propiedades a una nueva entidad, activar un nuevo informe de divulgación- mi primera reacción es defensiva. ¿Cuántas interfaces toca eso? ¿Qué mapeos están codificados en algún lugar que no puedo ver? ¿Qué romperá en LUM, en CAFM, en la consolidación? Suelo responder con un «aparquemos eso por ahora». No puedo enmarcar lo que sospecho con la suficiente claridad como para escalar sin sonar como si no conociera mi propia cartera. Así que me lo trago.

Si alguien me pidiera que recorriera el sistema de cabo a rabo, podría hacer un recorrido de alto nivel. Si empezaran a taladrar -por qué esta propiedad se encuentra bajo esa entidad, por qué este arrendamiento utiliza ese tipo de condición, por qué este número se vincula a LUM pero no a Finanzas- me quedaría sin respuestas rápidamente.

En algún momento dejé de preguntarme si el sistema es realmente correcto y empecé a optimizarlo para superar el ciclo presupuestario. Admitir que algo fundamental puede estar mal es como abrir una puerta que no puedo volver a cerrar: auditorías internas, comités de supervisión, cuestiones políticas, reafirmación de las cifras públicas, expectativas que no tengo el ancho de banda para cargar. Así que mientras las cifras no parezcan obviamente absurdas, son lo suficientemente buenas.

Mientras tanto, RE-FX y yo crecemos el uno alrededor del otro. Mis rutinas, mis hojas de cálculo, mis reglas no escritas se envuelven alrededor de sus rarezas. Las cosas extrañas se convierten en «cómo lo hacemos aquí». La mitad de las soluciones no se documentan porque las recuerdo. Los resultados extraños no se cuestionan porque he interiorizado la explicación. Yo soy el manual que falta - y en una entidad pública, donde la rotación de personal, las jubilaciones y las reorganizaciones son rutinarias, eso es su propio tipo de riesgo.

El coste de un cambio real se dispara silenciosamente. Arreglar el sistema significaría no sólo tocar SAP, sino desentrañar años de conocimiento tácito y deshacer la lógica personal que he construido encima. El sistema ya no es sólo complejo: es personal. Funciona con mi memoria, mi juicio, mi presencia. Y un día, sobre mi sucesión.