Prima che altre richieste di modifica si accumulino sul suo sistema SAP® RE-FX.

Una migrazione che nessuno ha convalidato in seguito. Una riorganizzazione che ha spostato le proprietà in una nuova entità, ma non in modo pulito. Un cambiamento normativo portato avanti sotto pressione e mai rivisto. Una fusione di due entità pubbliche che ha lasciato due gerarchie di oggetti parallele. Nessuno di questi è un bug. Tutti lasciano dei residui: piccole incongruenze che si accumulano silenziosamente fino a quando qualcuno non si accorge di un numero che non corrisponde, di una proprietà che appare in due posti o di un obbligo che dovrebbe essere scaduto ma che è ancora in vigore.

L’operazione di postalizzazione termina e io aspetto - non per gli errori, ma per vedere quanti sono. Una manciata di contratti non vengono mai postati correttamente. Ho rinunciato a cercare di risolvere la causa principale anni fa. Tengo invece un elenco personale. La finanza chiama e chiede perché la passività del leasing dell’edificio 4 si è spostata tra due periodi. A volte trovo il motivo. A volte chiudo il ticket con “Ci terrò d’occhio”.

Sono responsabile di un portafoglio di diverse centinaia di immobili, suddivisi in più entità legali. Gli impegni di bilancio vengono monitorati in base ad esso. I rapporti di revisione contabile vi fanno riferimento. Gli stakeholder politici fanno domande al riguardo. Il sistema dovrebbe darmi una visione della verità. In pratica, mi dà una visione e un foglio di calcolo accanto al quale riconciliare ciò che il sistema non può fare. So che questo non è sostenibile. Chiunque erediti questo posto dopo di me, erediterà anche il foglio di calcolo.

Il portafoglio tocca cinque sistemi. LUM contiene i dati fondiari, RE-FX contiene i contratti, CAFM contiene la vista operativa, GIS contiene la geometria, Finance contiene le registrazioni. Ogni interfaccia sincronizza qualcosa, ma mai tutto e mai allo stesso tempo.

I numeri cambiano leggermente ogni mese. Poche centinaia di euro su un debito di locazione. Una discrepanza di metri quadrati tra LUM e RE-FX che nessuno riesce a spiegare. Ho chiesto una volta. Qualcuno su un forum mi ha risposto con un numero di nota. L’ho applicato. I cambiamenti continuavano a verificarsi. Ho pensato che fosse corretto. Ci sono oggetti nella configurazione che nessuno ha toccato perché erano già presenti quando siamo arrivati: un tipo di condizione personalizzata chiamata “Z_ADJ_qualcosa”, una tabella di mappatura che nessuno gestisce, un lavoro di riconciliazione il cui registro nessuno apre.

Quando il revisore chiede se i dati del portafoglio sono completi e accurati, rispondo di sì. Lo dico con convinzione. Quello che posso confermare in realtà è più ristretto: sono prodotti nello stesso modo in cui erano prodotti l’anno scorso - attraverso le stesse interfacce, con le stesse eccezioni, dalle stesse persone.

Ci sono schermate che non apro mai. Rapporti che non eseguo mai. Non perché siano irrilevanti, ma perché l’ultima volta che qualcuno li ha toccati, si è rotto qualcosa che ci sono volute tre settimane per rintracciare. So quali transazioni sono sicure. Tutto ciò che esce da questo perimetro mi sembra costoso.

Quando qualcuno propone un cambiamento - il consolidamento dei centri di costo, lo spostamento delle proprietà in una nuova entità, l’attivazione di un nuovo rapporto informativo - la mia prima reazione è difensiva. Quante interfacce vengono toccate? Quali mappature sono codificate da qualche parte che non posso vedere? Che cosa si romperà in LUM, in CAFM, nel consolidamento? Di solito rispondo con un “lasciamo perdere per il momento”. Non riesco ad inquadrare ciò che sospetto in modo sufficientemente chiaro da poterlo esaltare senza dare l’impressione di non conoscere il mio portafoglio. Quindi ingoio il rospo.

Se qualcuno mi chiedesse di visitare il sistema da cima a fondo, potrei fare un tour di alto livello. Se iniziassero a scavare - perché questa proprietà si trova sotto quell’entità, perché questo contratto di locazione utilizza quel tipo di condizione, perché questo numero è legato al LUM ma non alla Finanza - esaurirei rapidamente le risposte.

A un certo punto ho smesso di chiedermi se il sistema sia davvero corretto e ho iniziato a ottimizzare il superamento del ciclo di bilancio. Ammettere che qualcosa di fondamentale potrebbe essere sbagliato significa aprire una porta che non posso più chiudere: audit interni, commissioni di supervisione, questioni politiche, rivalutazione di personaggi pubblici, aspettative che non ho la larghezza di banda per sostenere. Quindi, finché i numeri non appaiono palesemente assurdi, sono abbastanza buoni.

Nel frattempo, RE-FX e io cresciamo l’uno intorno all’altro. Le mie routine, i miei fogli di calcolo, le mie regole non scritte si avvolgono intorno alle sue stranezze. Le cose strane diventano “solo come facciamo qui”. La metà delle soluzioni non sono documentate perché le ricordo. I risultati strani non vengono contestati perché ho interiorizzato la spiegazione. Io sono il manuale mancante - e in un ente pubblico, dove il turnover del personale, i pensionamenti e le riorganizzazioni sono una routine, questo è un rischio proprio.

Il costo di un cambiamento reale esplode silenziosamente. Sistemare il sistema significherebbe non solo toccare SAP, ma anche disfare anni di conoscenza tacita e svelare la logica personale che ho costruito sopra. Il sistema non è più solo complesso - è personale. Si basa sulla mia memoria, sul mio giudizio, sulla mia presenza. E un giorno, sulla mia successione.