Avant que les demandes de changement ne s’accumulent dans votre système SAP® RE-FX.

Une migration que personne n’a validée par la suite. Une réorganisation qui a transféré des biens vers une nouvelle entité, mais pas de façon nette. Un changement de réglementation imposé sous la pression du temps et jamais revu. Une fusion de deux entités publiques qui a laissé en place deux hiérarchies d’objets parallèles. Aucun de ces cas n’est un bogue. Tous laissent des résidus - de petites incohérences qui s’accumulent silencieusement jusqu’à ce que quelqu’un remarque un nombre qui n’est pas égal, une propriété qui apparaît à deux endroits, ou une obligation qui aurait dû expirer mais qui est toujours affichée.

Le cycle de comptabilisation se termine et j’attends, non pas les erreurs, mais leur nombre. Une poignée de contrats ne sont jamais comptabilisés correctement. Il y a des années que j’ai renoncé à essayer d’en trouver la cause première. À la place, je tiens une liste personnelle. Le service financier m’appelle et me demande pourquoi la dette de location du bâtiment 4 a changé entre deux périodes. Parfois, je trouve la raison. Parfois, je ferme le ticket en disant « Je garderai un œil dessus ».

Je suis responsable d’un portefeuille de plusieurs centaines de biens immobiliers répartis entre plusieurs entités juridiques. Les engagements budgétaires sont suivis par rapport à lui. Les rapports d’audit y font référence. Les acteurs politiques posent des questions à ce sujet. Le système est censé me donner une vision unique de la vérité. Dans la pratique, il me donne une vue et une feuille de calcul à côté de laquelle je réconcilie ce que le système ne peut pas réconcilier. Je sais que ce n’est pas viable. Quiconque héritera de ce siège après moi héritera également de la feuille de calcul.

Le portefeuille touche cinq systèmes. LUM contient les données foncières, RE-FX les contrats, CAFM la vue opérationnelle, GIS la géométrie, Finance les écritures. Chaque interface synchronise quelque chose - mais jamais tout à fait tout, et jamais tout à fait en même temps.

Les chiffres changent légèrement chaque mois. Quelques centaines d’euros sur une dette de location. Un écart d’un mètre carré entre LUM et RE-FX que personne ne peut expliquer. J’ai demandé une fois. Quelqu’un sur un forum m’a répondu avec un numéro de note. Je l’ai appliqué. Les changements se sont poursuivis. J’ai supposé que c’était correct. Il y a des objets dans la configuration que personne n’a touchés parce qu’ils étaient là quand nous sommes arrivés - un type de condition personnalisé appelé « Z_ADJ_quelque chose », une table de correspondance que personne ne maintient, un travail de réconciliation dont personne n’ouvre le journal.

Lorsque l’auditeur demande si les données du portefeuille sont complètes et exactes, je réponds oui. Je le dis avec conviction. Ce que je peux réellement confirmer est plus restreint : elles sont produites de la même manière que l’année dernière - à travers les mêmes interfaces, avec les mêmes exceptions, par les mêmes personnes.

Il y a des écrans que je n’ouvre jamais. Des rapports que je n’exécute jamais. Non pas parce qu’ils ne sont pas pertinents, mais parce que la dernière fois que quelqu’un les a touchés, quelque chose s’est cassé et il nous a fallu trois semaines pour le retracer. Je sais quelles transactions sont sûres. Tout ce qui sort de ce périmètre me semble cher.

Lorsque quelqu’un propose un changement - consolidation des centres de coûts, transfert de propriétés dans une nouvelle entité, activation d’un nouveau rapport d’information - ma première réaction est défensive. Combien d’interfaces cela touche-t-il ? Quelles sont les correspondances codées en dur à un endroit que je ne peux pas voir ? Qu’est-ce que cela va casser dans LUM, dans CAFM, dans la consolidation ? Je réponds généralement par « laissons cela de côté pour l’instant ». Je ne parviens pas à formuler ce que je soupçonne assez clairement pour escalader sans donner l’impression de ne pas connaître mon propre portefeuille. Alors j’avale.

Si quelqu’un me demandait de parcourir le système de bout en bout, je pourrais faire une visite guidée de haut niveau. S’ils commençaient à creuser - pourquoi tel bien relève de telle entité, pourquoi tel bail utilise tel type de condition, pourquoi tel numéro est lié à l’UML mais pas au ministère des finances - je serais rapidement à court de réponses.

À un moment donné, j’ai cessé de me demander si le système était vraiment bon et j’ai commencé à optimiser mes efforts pour passer le cycle budgétaire. Admettre que quelque chose de fondamental pourrait être erroné revient à ouvrir une porte que je ne peux plus refermer - audits internes, comités de surveillance, questions politiques, réaffirmation des personnalités publiques, attentes que je n’ai pas la capacité de supporter. Aussi, tant que les chiffres ne paraissent pas manifestement absurdes, ils sont suffisants.

Pendant ce temps, RE-FX et moi grandissons l’un autour de l’autre. Mes routines, mes feuilles de calcul, mes règles non écrites s’enroulent autour de ses bizarreries. Les choses étranges deviennent « la façon dont nous faisons les choses ici ». La moitié des solutions de contournement ne sont pas documentées parce que je m’en souviens. Les résultats étranges ne sont pas remis en question parce que j’ai intériorisé l’explication. Je suis le manuel manquant - et dans une entité publique, où la rotation du personnel, les départs à la retraite et les réorganisations sont monnaie courante, c’est un risque en soi.

Le coût d’un véritable changement explose discrètement. Pour réparer le système, il faudrait non seulement toucher à SAP, mais aussi démonter des années de connaissances tacites et dénouer la logique personnelle que j’ai construite dessus. Le système n’est plus seulement complexe, il est personnel. Il fonctionne grâce à ma mémoire, mon jugement, ma présence. Et un jour, sur ma succession.