Bevor sich noch mehr Änderungsanfragen in Ihrem SAP® RE-FX System auftürmen.

Eine Migration, die anschließend nicht validiert wurde. Eine Umstrukturierung, bei der Immobilien auf eine neue Einheit übertragen wurden, aber nicht sauber. Eine gesetzliche Änderung, die unter Zeitdruck durchgesetzt und nie überprüft wurde. Eine Fusion zweier öffentlicher Einrichtungen, bei der zwei parallele Objekthierarchien bestehen blieben. Keines dieser Ereignisse ist ein Fehler. Sie alle hinterlassen Rückstände - kleine Ungereimtheiten, die sich stillschweigend summieren, bis jemandem eine Zahl auffällt, die nicht übereinstimmt, eine Eigenschaft, die an zwei Stellen erscheint, oder eine Verpflichtung, die eigentlich abgelaufen sein sollte, aber immer noch gebucht wird.

Der Buchungslauf ist beendet und ich warte - nicht auf Fehler, sondern um zu sehen, wie viele es sind. Eine Handvoll Verträge wird nie korrekt gebucht. Ich habe schon vor Jahren aufgegeben, die Ursache dafür zu suchen. Stattdessen führe ich eine persönliche Liste. Die Finanzabteilung ruft an und fragt, warum die Leasingverbindlichkeit für Gebäude 4 zwischen zwei Zeiträumen verschoben wurde. Manchmal finde ich den Grund. Manchmal schließe ich das Ticket mit „Ich werde es im Auge behalten“.

Ich bin für ein Portfolio von mehreren hundert Immobilien verantwortlich, die sich auf mehrere juristische Personen verteilen. Die Budgetverpflichtungen werden anhand dieser Liste verfolgt. Audit-Berichte beziehen sich darauf. Politische Interessengruppen stellen Fragen dazu. Das System soll mir einen Überblick über die Wahrheit geben. In der Praxis bietet es mir eine Ansicht und daneben eine Tabelle, in der ich abgleiche, was das System nicht kann. Ich weiß, dass dies nicht nachhaltig ist. Wer auch immer diesen Posten nach mir erbt, wird auch die Tabellenkalkulation erben.

Das Portfolio berührt fünf Systeme. LUM enthält die Grundstücksdaten, RE-FX die Verträge, CAFM die operative Sicht, GIS die Geometrie und Finance die Buchungen. Jede Schnittstelle synchronisiert etwas - aber nie ganz alles und nie ganz zur gleichen Zeit.

Die Zahlen ändern sich jeden Monat leicht. Ein paar hundert Euro bei einer Leasingverbindlichkeit. Eine Quadratmeter-Diskrepanz zwischen LUM und RE-FX, die niemand erklären kann. Ich habe einmal nachgefragt. Jemand in einem Forum antwortete mit einer Hinweiszahl. Ich wandte sie an. Die Änderungen passierten immer wieder. Ich nahm an, dass sie korrekt war. Es gibt Objekte in der Konfiguration, die niemand angefasst hat, weil sie schon da waren, als wir ankamen - eine benutzerdefinierte Bedingungsart namens „Z_ADJ_something“, eine Mapping-Tabelle, die niemand pflegt, ein Abstimmungsjob, dessen Protokoll niemand öffnet.

Wenn der Prüfer fragt, ob die Portfoliodaten vollständig und korrekt sind, sage ich ja. Ich sage es mit Überzeugung. Was ich tatsächlich bestätigen kann, ist enger gefasst: Sie werden auf dieselbe Weise wie im letzten Jahr erstellt - über dieselben Schnittstellen, mit denselben Ausnahmen, von denselben Personen.

Es gibt Bildschirme, die ich nie öffne. Berichte, die ich nie ausführe. Nicht, weil sie irrelevant sind, sondern weil das letzte Mal, als jemand sie angefasst hat, etwas kaputt gegangen ist, für das wir drei Wochen brauchten, um es zu finden. Ich weiß, welche Transaktionen sicher sind. Alles außerhalb dieses Bereichs fühlt sich teuer an.

Wenn jemand eine Änderung vorschlägt - Konsolidierung von Kostenstellen, Verschiebung von Immobilien in eine neue Einheit, Aktivierung eines neuen Offenlegungsberichts - ist meine erste Reaktion defensiv. Wie viele Schnittstellen sind davon betroffen? Welche Mappings sind irgendwo hart kodiert, die ich nicht sehen kann? Was wird dadurch in LUM, in CAFM, in der Konsolidierung verändert? Normalerweise antworte ich mit „Lassen wir das erst einmal so stehen“. Ich kann meinen Verdacht nicht klar genug formulieren, um eskalieren zu können, ohne dass es so klingt, als würde ich mein eigenes Portfolio nicht kennen. Also schlucke ich es runter.

Wenn mich jemand bittet, das System von Anfang bis Ende durchzugehen, könnte ich eine Führung auf hohem Niveau geben. Wenn sie anfangen würden zu bohren - warum diese Immobilie unter dieser Entität liegt, warum dieser Mietvertrag diese Konditionsart verwendet, warum diese Nummer mit LUM, aber nicht mit Finance verknüpft ist - würden mir schnell die Antworten ausgehen.

Irgendwann habe ich aufgehört zu fragen, ob das System wirklich richtig ist, und angefangen, es zu optimieren, um den Haushaltszyklus zu überstehen. Zuzugeben, dass etwas Grundlegendes nicht stimmen könnte, fühlt sich an, als würde ich eine Tür öffnen, die ich nicht wieder schließen kann - interne Prüfungen, Aufsichtsausschüsse, politische Fragen, Wiederholung von öffentlichen Zahlen, Erwartungen, für die ich nicht die Bandbreite habe. Solange die Zahlen also nicht offensichtlich absurd aussehen, sind sie gut genug.

Inzwischen wachsen RE-FX und ich aneinander. Meine Routinen, meine Tabellen, meine ungeschriebenen Regeln wickeln sich um seine Macken. Die seltsamen Dinge werden zu „wie wir es hier machen“. Die Hälfte der Umgehungslösungen wird nicht dokumentiert, weil ich mich an sie erinnere. Ungewöhnliche Ergebnisse werden nicht in Frage gestellt, weil ich die Erklärung verinnerlicht habe. Ich bin das fehlende Handbuch - und in einer öffentlichen Einrichtung, in der Personalwechsel, Pensionierungen und Umstrukturierungen an der Tagesordnung sind, ist das eine eigene Art von Risiko.

Die Kosten für echte Veränderungen explodieren förmlich. Das System zu reparieren würde nicht nur bedeuten, dass man SAP anfassen müsste, sondern auch, dass man jahrelanges stillschweigendes Wissen ausgraben und die persönliche Logik, die ich darauf aufgebaut habe, rückgängig machen müsste. Das System ist nicht mehr nur komplex - es ist persönlich. Es läuft über mein Gedächtnis, mein Urteilsvermögen, meine Präsenz. Und eines Tages auch von meiner Nachfolge.